Ситуативный и SWOT-анализ

1/3. Ситуативный анализ

Ситуативный анализ может использоваться для характеристики: (а) организации в целом, (в) отдельного структурного подразделения организации, (в) конкретного бизнес-процесса.

Цель ситуативного анализа службы управления персоналом - дать руководителю службы информацию о тех областях, которые могут серьезно повлиять на успех её деятельности. Эти области:
(1) общая (внешняя) среда (ситуация вне организации);
(2) рабочая среда (то есть ситуация в организация, в которой функционирует служба),
(3) внутренняя среда (то есть ситуация внутри службы). [1]

Для того, чтобы провести тщательный ситуативный анализ, необходимо учесть несколько факторов в каждой среде.

Факторы общей (внешней) среды [2]

Экономические факторы:

* В каком состоянии находятся такие экономические переменные как инфляция, безработица, появление новых компаний и т.д.?
* Какие из этих переменных влияют на деятельность организации и службы управления персоналом?
* Какова тенденция развития каждой из соответствующих переменных?
* Как каждая из соответствующих переменных скорее всего будет влиять на деятельность организации и службы управления персоналом?

Социальные факторы:

* В каком состоянии находятся такие социальные переменные, как уровень образования, обычаи, наркомания, пьянство, убеждения и ценности?
* Какие из этих переменных влияют на деятельность организации и службы управления персоналом?
* Какова тенденция развития каждой из соответствующих переменных?
* Как каждая из соответствующих переменных скорее всего будет влиять на деятельность организации и службы управления персоналом?

Рынок труда в регионе:

* Каковы уровень безработицы в регионе, уровень заработной платы у работников разных профессий?
* Каковы возможности привлечения рабочей силы из других регионов Российской Федерации и из стран ближнего зарубежья?
* Какие из перечисленных переменных влияют на деятельность организации и службы управления персоналом?
* Какова тенденция развития каждой из соответствующих переменных?
* Как каждая из соответствующих переменных скорее всего будет влиять на деятельность организации и службы управления персоналом?

Юридические факторы:

* В каком состоянии находятся такие юридические факторы, как федеральное и местное законодательство?
* Насколько активна деятельность Федеральной инспекции по труду?
* Какие из перечисленных переменных влияют на деятельность организации и службы управления персоналом?
* Какова тенденция развития каждой из соответствующих переменных?
* Как каждая из соответствующих переменных скорее всего будет влиять на деятельность организации и службы управления персоналом?

Поставщики услуг:

* Какие организации являются внешними провайдерами услуг в сфере управления персоналом в регионе?
* Какие из предлагаемых ими услуг являются наиболее востребованными для организации (рекрутинг, обучение, организация корпоративных праздников и др.)?
* Какие факторы влияют на отношения между внешними провайдерами и организацией?
* Каков уровень технологии у внешних провайдеров услуг в сфере управления персоналом в регионе?
* Как развитие внешних провайдеров услуг в сфере управления персоналом скорее всего будет влиять на деятельность организации и службы управления персоналом?

Технические факторы:

* Каков уровень развития техники и технологии в отрасли?
* Какая из этих переменных влияет на деятельность организации и службы управления персоналом?
* Какова тенденция развития каждой из соответствующих переменных?
* Как каждая из соответствующих переменных скорее всего будет влиять на деятельность организации и службы управления персоналом?

Примечание: приведенный выше перечень факторов общей (внешней) среды не является ни нормативным, ни исчерпывающим. Конкретный перечень факторов зависит от размеров организации, от уровня менеджмента и др.

Анализ общей (внешней) среды удобнее представлять в виде таблицы.

Факторы общей (внешней) среды Соответствующие вопросы Влияние на деятельность организации и службы управления персоналом
(Положительное / Отрицательное)
Важность для организации и службы управления персоналом
(Важно / Неважно)
Экономические факторы      
Социальные факторы      
Рынок труда в регионе      
Юридические факторы      
Поставщики услуг      
Технические факторы      

 

Факторы рабочей среды [3]

Финансовые ресурсы организации:

* Какими видами деятельности занимается организация?

* Какая доля рынка в регионе контролируется организацией по каждому виду деятельности?

* Какова динамика основных финансовых показателей?

* Применяются ли в организации незаконные схемы уклонения от уплаты налогов?

* Каковы основные направления расходов организации?

Человеческие ресурсы организации:

* Какова динамика численности персонала в организации?

* Какова структура персонала в организации (по категориям, профессиональным группам, возрасту, полу, уровню занятости, географии занятости, квалификации)?

* Как распределены работники по подразделениям организации?

* Какие факторы влияют на количественную и качественную характеристики персонала в организации?
* Каков текущий уровень вакансий?

* Насколько привлекательной для кандидатов является организация?
* Какие факторы влияют на текучесть персонала в организации?
* Существуют ли проблемы с подбором персонала в организацию? Если существуют, то в чем они заключаются?

Технические ресурсы организации:

* Являются ли оборудование, программное обеспечение, средства связи уникальными?

* Насколько имеющееся оборудование устарело?

* Удовлетворяют ли имеющиеся техника и технология ожиданиям и нуждам клиентов?

* Удовлетворяют ли имеющиеся техника, технология и условия труда потребностям персонала?

Топ-менеджмент организации:

* Какова качественная характеристика топ-менеджеров организации?
* Какие требования предъявляют топ-менеджеры к службе управления персоналом?
* Какой стиль руководства используют топ-менеджеры организации?
* Каков имидж службы управления персоналом у топ-менеджеров организации?

Организационная структура управления:

* Кто из топ-менеджеров несет ответственность за работу службы управления персоналом?
* За какие ещё подразделения отвечает данный топ-менеджер?

* С какими смежными подразделениями взаимодействует служба управления персоналом?

* Влияют ли смежные подразделения на качество работы службы управления персоналом

Примечание: приведенный выше перечень факторов рабочей среды не является ни нормативным, ни исчерпывающим. Конкретный перечень факторов зависит от размеров организации, от уровня менеджмента и др.

Анализ факторов рабочей среды удобнее представлять в виде таблицы.

Факторы рабочей среды Соответствующие вопросы Влияние на деятельность организации и службы управления персоналом
(Положительное / Отрицательное)
Важность для организации и службы управления персоналом
(Важно / Неважно)
Финансовые ресурсы организации      
Человеческие ресурсы организации      
Технические ресурсы организации      
Потребители услуг службы управления персоналом (исключая высшее руководство)      
Топ-менеджмент организации      
Организационная структура управления      

 

Факторы внутренней среды [4]

Регламентация деятельности службы управления персоналом:

* Есть ли в организации положение о службе управления персоналом?
* Каково качество этого документа?
* Существует ли в организации документ под названием "кадровая политика"?
* Каково качество этого документа?

Регламентация деятельности специалистов службы управления персоналом:

* Разработаны ли в службе управления персоналом должностные инструкции?
* Каково качество этих документов?
* Известны ли специалистам службы потребности потребителей?
* Закреплены ли требования потребителей в локальных нормативных актах службы?
* Разработаны ли рабочие инструкции для специалистов?
* Каково качество этих документов?

Регламентация бизнес-процессов:

* Разработаны ли в организации положения о функциях службы управления персоналом?
* Каково качество этих документов?
* Разработаны ли в организации описания процессов управления персоналом?
* Насколько эти документы соответствуют практике внедрения стандартов серии ISO 9000:2000?

Планирование деятельности службы:

* Имеет ли служба управления персоналом план работы на год?
* Имеет ли служба управления персоналом бюджет затрат на персонал?
* Имеют ли специалисты службы целевые показатели работы на каждый месяц (KPI)?

Специалисты службы управления персоналом:

* Имеют ли специалисты службы профильное образование, необходимые сертификаты?
* Как часто специалисты службы повышают свою квалификацию?
* Каковы формальные и неформальные связи между специалистами службы управления персоналом?
* Каковы результаты аттестации (оценки) деятельности специалистов службы управления персоналом?

Руководство службы:

* Является ли руководитель службы управления персоналом топ-менеджером компании?
* Имеет ли он профильное образование?
* Как часто он повышает свою квалификацию?
* Насколько хорошо хорошо руководитель службы разбирается в других вопросах (маркетинг, финансы, продажи) [5]?
* Участвует ли он в повышении квалификации специалистов службы управления персоналом?

* Какой стиль руководства использует руководитель службы управления персоналом?

* Кто является неформальными лидерами в службе управления персоналом?

* Как работники службы управления персоналом оценивают своих руководителей?

Имидж службы:

* Как оценивают клиенты работу службы управления персоналом (включая рядовых работников, топ-менеджеров компании, другие отделы)?
* Как оценивают работу службы управления персоналом внешнее окружение (профсоюзы, коллеги в других организациях, профессиональные общественные организации)?
* Как оценивают свою работу сами специалисты службы управления персоналом?

Примечание: приведенный выше перечень факторов внутренней среды не является ни нормативным, ни исчерпывающим. Конкретный перечень факторов зависит от размеров организации, от уровня менеджмента и др.

Анализ факторов внутренней среды удобнее представлять в виде таблицы.

Факторы внутренней среды Соответствующие вопросы Ответы на вопросы. Влияние факторов на деятельность организации и службы управления персоналом
(Положительное / Отрицательное)
Важность для организации и службы управления персоналом
(Важно / Неважно)
Регламентация деятельности службы управления персоналом      
Регламентация деятельности специалистов службы управления персоналом      
Регламентация бизнес-процессов      
Планирование деятельности службы      
Специалисты службы управления персоналом      
Руководство службы      
Имидж службы      

После проведения ситуативного анализа следует оценить ситуативные факторы и определить, является ли каждый из этих факторов сильной стороной, слабой стороной, возможностью для службы управления персоналом или угрожающей ей опасностью. При анализе нужно помнить, что:

2/3. SWOT-анализ

SWOT-анализ - это один из наиболее распространенных в управленческой практике методов, связывающих внешние и внутренние факторы, которые определяют развитие управляемого объекта.

SWOT-анализ может использоваться для характеристики: (а) организации в целом, (в) отдельного структурного подразделения организации, (в) конкретного бизнес-процесса.

SWOT-анализ получил свое название от начальных букв английских терминов:

Цель SWOT-анализа службы управления персоналом заключается в использовании объективной информации, собранной при проведении ситуативного анализа, для определения сильных и слабых сторон службы, ее возможностей и угрожающих ей опасностях. Следует помнить, что сильные и слабые стороны зависят от потенциала службы управления персоналом. Таким образом, искать их следует в рабочей среде или во внутренней среде. Возможности и опасности, наоборот, всегда находятся за рамками подразделения. То есть, искать их следует в рабочей среде или в общей (внешней) среде.

Умелое согласование сильных и слабых сторон с возможностями и угрозами является искусством достижения успеха, а также мерилом мастерства хорошего руководителя.

SWOT-анализ начинается с анализа внешней среды по отношению к службе управления персоналом.

Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого руководитель и специалисты службы управления персоналом могут контролировать внешние факторы с целью определения потенциальных внешних угроз и открывающихся возможностей. Соответствующие возможности и опасности, а также сильные и слабые стороны фиксируются в матрице (см. рис.).

Возможности

1.

2.

3.

Опасности (угрозы)

1.

2.

3.

Сильные стороны

1.

2.

3.

Слабые стороны

1.

2.

3.

Рис. Матрица SWOT-анализа

Результаты SWOT-анализа необходимо интерпретировать.

Оценка внешних факторов - это определение новых возможностей и опасностей (угроз). Используя методологию маркетингового подхода к SWOT-анализу (см., например, Котлер Ф. Маркетинг менеджмент. Экспресс-курс. 2-е изд. / Пер. с англ. - СПб, Питер, 2005, с. 99), можно заключить, что возможности определяют направления развития службы управления персоналом. Для оценки того, насколько реально превратить возможности в действительность руководитель службы управления персоналом должен ответить на ряд вопросов.

1. Возможно ли четко сформулировать и донести до топ-менеджеров компании те выгоды, которые сулит каждая конкретная возможность?

2. Имеются ли у службы управления персоналом резервы и ресурсы, необходимые для реализации каждой конкретной возможности?

3. Сможет ли служба управления персоналом реализовать каждую конкретную возможность лучше внешних провайдеров?

4. Гарантируется ли экономическая эффективность от реализации каждой конкретной возможности?

Самыми лучшими возможностями считаются такие, которые не связаны с опасностями, которым соответствуют сильные стороны и которые совпадают с перспективами, задачами и целями организации и службы управления персоналом.

Внешние опасности (угрозы) - это отрицательное влияние неких тенденций или неблагоприятное развития событий, которые в отсутствие защитных мероприятий приводят к проблемам в деятельности службы управления персоналом. Опасности классифицируются в соответствии с их серьезностью и вероятностью возникновения. Незначительные угрозы можно игнорировать. Другие опасности, способные вызвать появление больших проблем в работе службы, требуют постоянного контроля и принятия мер по их нейтрализации. Чтобы избежать угроз, руководитель службы управления персоналом должен подготовить план действий на случай возникновения серьезных внешних угроз (опасностей).

Анализ внутренней среды (анализ сильных и слабых сторон) необходимо проводить с определенной периодичностью с тем, чтобы не возникало проблем с реализацией возможностей, то есть чтобы служба развивалась. Одним из результатов анализа внутренней среды должен стать план исправления выявленных недостатков в работе службы. План может быть "эволюционным", то есть предусматривать постепенное улучшение работы, так и "революционным", предусматривающим радикальное и быстрое улучшение количественных и качественных характеристик работы службы управления персоналом. К мероприятиям последнего рода можно отнести, например, лизинг персонала, передачу рекрутинговых функций агентству по подбору персонала.

Опыт проведения анализа внутренней среды показывает, что причина неудач иногда кроется не в отсутствии сильных сторон, а в недостаточной координации работы отделов компании, отдельных исполнителей процессов управления персоналом. Поэтому очень важен взгляд на рабочие отношения между отделами и сотрудниками как на весьма существенный фактор внутренней среды. Известен опыт, когда в компании практикуется ежегодная оценка всеми отделами своих сильных и слабых сторон, а также оценка подразделений, с которыми они взаимодействуют. Отправной точкой служит представление о том, что каждый отдел является либо "поставщиком" для своих коллег, либо "клиентом". Например, если руководитель отдела продаж недооценивает трудоемкость подбора нового регионального представителя и требует найти кандидата за три дня, то он непременно войдет в конфликт со службой персонала, которой по объективным причинам необходимо не менее двух недель для удовлетворения заявки. Ликвидировать недостатки в координации работы различных отделов можно, если использовать процессный подход к управлению.

Основные рекомендации по проведению SWOT-анализа:
1. SWOT-анализ, по сути, является обобщением ранее проделанной аналитической работы (анализ внешнего окружения и самого объекта анализа);
2. В идеале SWOT-анализ должен состоять из ключевых аспектов и уместиться на одной странице (принцип "one page only");
3. При проведении SWOT-анализа рекомендуется давать ответы на следующие вопросы:

SO

Как за счет своих сильных сторон можно использовать имеющиеся возможности?

Какие возможности могут сделать сильные стороны еще сильнее?

ST

Каким образом, используя свои сильные стороны, можно противостоять угрозам?

Какие угрозы могут лишить объект его сильных сторон?

WO

За счет каких возможностей можно улучшить характеристики (устранить недостатки)?

Как слабые стороны могут помешать воспользоваться имеющимися возможностями?

WT

Какие слабые стороны могут помешать должным образом противостоять угрозам?

Какие угрозы могут еще более усугубить недостатки?

3/3. Формулирование задач службы управления персоналом

По окончании SWOT-анализа определяются задачи службы управления персоналом на планируемый период. При формулировке целей кроме результатов SWOT-анализа учитываются цели организации.

На данном этапе не ставится задача подготовить детальный план службы. Поэтому нежелательно концентрировать внимание на традиционных функциональных областях (например, оплата труда). Следует обозначить 5-6 основных задач, выполнение которых позволит поднять на новый уровень работу службы управления персоналом. Обычно требуется несколько раз переписать эти основные задачи, пока не будет полной уверенности, что они:

1. Реальны;
2. Количественно измеримы;
2. Представляют наиболее важные задачи;
3. Сосредоточены на том, ЧТО нужно сделать (но не как и кому);
4. Ясны, кратки, легки для понимания теми, кто их читает.

После определения основных задач службы управления персоналом необходимо сформулировать "показатели успеха" для каждой из задач. Иными словами, необходимо определить какие события могут подтвердить, что служба управления персоналом меняется в нужном направлении и нужными темпами. Соответствующие параметры лучше фиксировать в таблице.

Основные задачи Показатели успеха
1.  
2.  
3.  
4.  
5.  
6.  

После определения основных задач готовиться детальный план конкретных мероприятий, реализация которых позволит добиться выполнения поставленных задач.

_____________________________
[1] С позиций современной теории управления состояние управляемого объекта зависит от того, насколько успешно он реагирует на различные по свое природе воздействия извне. Анализируя сложившуюся ситуацию, важно выделить наиболее существенные в конкретных обстоятельствах факторы, взаимосвязанное рассмотрение которых позволяет решать имеющиеся проблемы при этом необходимо установить, являются ли эти факторы внутренними или внешними по отношению к управляемому объекту, поскольку возможности воздействия на них различны. В настоящей методической разработке внешние по отношению к управляемому объекту факторы разбиты на две группы: 1) факторы общей среды, 2) факторы рабочей среды. В ряде работ по стратегическому менеджменту и маркетингу встречаются другие названия упомянутых групп факторов. Например: 1) факторы "дальнего" внешнего окружения, 2) факторы "ближнего" внешнего окружения (см., например, Реагирование на факторы внешней среды. Кн. 6: Учебн. пособие / Пер. с англ.; Ред. А.В.Блинникова. - Жуковский: МИМ ЛИНК, 2002, с. 11). При практическом использовании следует учитывать, что сложный процесс управления персоналом не может быть сведен к набору строго определенных, раз и навсегда заданных факторов. На реальный набор факторов влияют размеры организации, планы руководства, отраслевая бизнес-среда и др. Отдельные факторы влияют на другие и поэтому последние иногда нет смысла фиксировать. Однако существует опасность, что без четко определенной схемы анализа его проведение не будет целенаправленным, а важные факторы окажутся упущенными.

[2] На факторы общей среды руководитель и специалисты службы управления персоналом способны оказать очень малое влияние, не говоря уже о контроле. Тем не менее, их важно проанализировать, поскольку эти факторы могут сильно повлиять на бизнес-процессы в сфере управления персоналом. Необходимо понять эту часть окружения, чтобы: а) поставить службу управления персоналом в наилучшее положение для извлечения выгоды из благоприятной ситуации, б) противодействовать множеству неблагоприятных факторов, в) своевременно реагировать на наметившиеся изменения в окружающей организацию среде.

[3] На факторы рабочего окружения руководитель и специалисты службы управления персоналом могут оказать определенное влияние. Актуальная и одновременно трудная задача это контролировать факторы рабочего окружения. Анализ этих факторов необходим, чтобы: а) использовать сильные стороны службы управления персоналом, б) учитывать слабые стороны службы, в) использовать слабые стороны рабочего окружения.

[4] Внутренние факторы, то есть деятельность службы управления персоналом, отличаются тем, что на них можно оказывать наиболее сильное влияние и управлять ими.

[5] На первый взгляд, данный фактор кажется излишним. Однако, практика показывает, что хороший руководитель должен знать не только работу своего подразделения, но и работу других служб. У хорошего руководителя существуют различного рода личные причины интереса к внешнему окружению. С одной стороны, более глубокое знание внешнего окружения улучшает понимание работы организации как единого целого, с другой стороны, оно позволяет составить представление о том, что делают другие люди за пределами организации, подразделения и почему. В свою очередь это позволяет лучше прогнозировать работу подразделения и тем самым снизить вероятность экстремальных ситуаций, требующих экстраординарных действий, чего стараются избежать большинство менеджеров. Кроме того, умение анализировать и прогнозировать состояние внешнего окружения является важным качеством руководителя, определяющим его рабочую эффективность, возможность профессионального и служебного роста, отношение к нему (а следовательно, и к возглавляемому подразделению) со стороны генерального директора, его заместителей, руководителей линейных и функциональных подразделений.