Описание процесса «Staffing», относящегося ко второму уровню «Повторяемый», из первой версии People CMM

Введение:

Процесс «Staffing» в стандарте обозначает не только подбор персонала, но и другие действия – введение в должность, адаптацию, перемещение, увольнение и пр.

Модель People CMM показывает, как должны развиваться процессы в «идеальной компании» - от момента ее зарождения до зрелости. Этот стандарт является для отечественных менеджеров возможностью сравнения с собственными процессами. Он дает понимание, что можно улучшить в работе службы управления персоналом и фирмы в целом, а также позволяет понять, почему внедрение отдельных процессов (например коучинга, который относится к пятому уровню зрелости согласно модели People CMM), так тяжело происходит в сегодняшних российских организациях (не прошедших становление даже на втором уровне).

Приводимый ниже текст не является точным переводом стандарта People CMM. Цель этого текста – формирование общего понимания данного стандарта. В силу этого, уровень детальности описания снижен, ряд терминов заменен на более распространенные и понимаемые в русскоязычной среде. Англоязычная версия доступна для скачивания http://www.sei.cmu.edu/pub/documents/95.reports/pdf/mm002.95.pdf

People CMM version 1.0
Level 2 “Repeatable”
KPA “Staffing”

Цели КРА Staffing:

1. Постановка рекрутинговой деятельности по поиску талантливых специалистов.
2. Обеспечение каждой позиции в организации лучшим, наиболее адекватным кандидатом.
3. Постановка эффективных процедур введения в должность и адаптации на новом рабочем месте.
4. Включение сотрудников подразделений в подбор кандидатов на вакансии.

Обязательства («правила игры»), которым следует руководство и менеджмент для функционирования процесса «Staffing»:

1. Организация четко следует документированным технологиям для проведения всех действий по работе с персоналом (в соответствии с целями и ценностям фирмы, действующим законодательством, закрепленной за организационными ролями ответственностью.)
2. В организации существуют необходимые подразделения и должности. Ответственность за выполнение всех действий и процедур в области подбора персонала четко определена.

Условия, необходимые для существования процесса «Staffing»:

1. В каждом подразделении существуют сотрудники, следящие за выполнением процесса.
2. Для подбора персонала предусмотрены адекватные ресурсы и финансирование (специалисты, инструменты, поддержка, затраты – поездки, оплата за нахождение кандидата, реклама, вовлечение сотрудников).
3. Сотрудники, ответственные за подбор персонала, имеют соответствующее обучение (законы, процедуры, анализ работы, критерии отбора, проведение интервью, введение в должность и пр.).
4. Сотрудники, участвующие в процессе «Staffing», получают вводный тренинг по законодательству, организационной политике, механизмах и методах осуществления процесса «Staffing» и др.

Регулярные действия, проводимые в рамках данного процесса:

1. Сотрудники, ответственные за процесс «Staffing» в подразделениях, планируют и координируют свою деятельность в соответствии с документированными технологиями и процедурами (планирование и отслеживание при поддержке менеджера по персоналу).
2. Открытые позиции в подразделении идентифицируются и анализируются. (Анализируется необходимая загрузка сотрудников, определяется численность и тип требуемого персонала; открытие позиции обосновывается по процедуре в соответствии с возрастанием нагрузки, бюджета, ушедших сотрудников, других критериев; идентифицируются и документируются задачи для позиции, составляется характеристика кандидатов, определяются источники для заполнения позиции).
3. Открытие позиций в организации сопровождается широким информированием (как возможность сотрудников занять позицию, так и их помощь в поиске кандидата).
4. Внешняя деятельность рекрутинга планируется и координируется в соответствии с требованиями подразделений (правила согласования с подразделением, вероятные источники кандидатов, работа в ресурсных местах).
5. Процесс подбора и соответствующие критерии отбора определяются для каждой открытой позиции (критерии, методики выявления соответствия критериям, информирование сотрудников о правилах отбора).
6. Каждое подразделение (совместно с сотрудниками службы управления персоналом) участвует в процессе подбора для каждой позиции, которую намеревается заполнить: готовит описание работы, формулирует требования к кандидатам на каждую позицию, выделяет необходимое число квалифицированных работников для углубленной оценки квалификации кандидатов.
7. Позиции предлагаются наиболее компетентным и квалифицированным кандидатам (критерии отбора едины ко всем кандидатам, все квалифицированные кандидаты сравниваются на предмет соответствия открытой позиции, все кандидаты получают своевременную обратную связь).
8. Организация координирует усилия для привлечения выбранных кандидатов. Подразделения учитывают ожидания кандидатов, условия предложения обсуждаются с выбранным кандидатом в соответствии с документированным процессом – позиция, зарплата, компенсации, испытательный срок, тренинг, ответственность и задачи, привилегии и пр.
9. Все кандидаты, принимаемые на работу, проходят процедуру введения в должность, включающую в себя знакомство с рабочим местом, политикой компании, другими сотрудниками, целями и обязанностями и пр. (Также: определена ответственность по всем шагам процесса введения в должность, включая обеспечение оборудованием, ориентационным тренингом, знакомством с ключевыми процедурами и процессами компании, описанием работы, внутренними стандартами и пр.).
10. Все сотрудники подразделений активно вовлечены в процесс «Staffing». (Каждое подразделение определяет роль всех сотрудников подразделения, все сотрудники участвуют в таких действиях, как: анализ задач, идентификация критериев оценки требуемой квалификации кандидата, привлечение кандидатов, оценка кандидатов, принятие решения по отбору, ведение в должность и т.п., а также оценивают свою деятельность).
11. Сокращение штата и другая деятельность по кадровым перестановкам ведется в соответствии с процессом «Staffing» и утвержденными процедурами. (Критерии увольнения или перемещения определяются для каждого подразделения, где планируется сокращение штата или другая деятельность по перемещению: рабочая нагрузка, задачи, навыки, результаты аттестации). Данные критерии применяются ко всем сотрудникам в соответствии с действующим законодательством, все процедуры известны персоналу, увольнение проводится согласно документированной процедуре, включающей методы идентификации индивидов для увольнения, методы информирования об увольнении, компенсации и помощь в дальнейшем трудоустройстве).

Измерения результатов процесса «Staffing»:

1. Число квалифицированных кандидатов, с которыми были проведены собеседования в разрезе каждого рекрутингового канала.
2. Процент собеседований с кандидатами по приглашению сотрудников компании.
3. Процент принятых предложений от кандидатов.
4. Эффективность методов отбора, проверяющаяся аттестацией или оценкой по окончанию испытательного срока.
5. Время, затраченное на рекрутинг, отбор и введение в должность.
6. Время от открытия позиции до ее заполнения.
7. Процент членов подразделения, вовлеченных в процесс «Staffing».
8. Показатели эффективности введения в должность.

Контроль за процессом «Staffing»:

1. Ответственные лица следят за тем, что действия, предусмотренные процессом «Staffing», проводятся согласно плану и организационной документации (соответствие закону, политике, ценностям, плану подразделений, установленным методам отбора).
2. Исполнительный менеджмент проводит анализ состояния действий, предусмотренных процессом «Staffing», на предмет их соответствия документируемому процессу (прогресс по заполнению позиций, успех в привлечении и отборе, тенденции, относящиеся к будущим решениям и требованиям).