МЕТОД САМООЦЕНКИ ДЛЯ УГЛУБЛЕННОГО ИЗУЧЕНИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА К УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ

Общая характеристика метода самооценки

Самооценка - это всестороннее оценивание, итогом которого является мнение или суждение о результативности, эффективности и уровне зрелости системы управления персоналом. Самооценку обычно инициирует руководство организации. Метод самооценки обеспечивает простой и легкий в применении способ установления уровня развития (зрелости) системы управления персоналом и определения основных областей для улучшения.

Настоящая методика подготовлена Д.П.Соловьевым  на основе ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» (аутентичный текст международного стандарта ISO 9001-2000 «Quality management systems. Guidelines for performance improvements). Конкретные особенности метода самооценки по ГОСТ Р ИСО 9004 таковы, что он может:

Поскольку одной из главных целей стандартов серии ИСО 9000 является применение процессного подхода, то и приведенные ниже вопросы предполагают оценку уровня управления персоналом по степени формализации процессов. Самооценка основана на применении балльной шкалы от 1 (отсутствует формализованная система) до 5 (лучшие показатели в классе деятельности).

Показатели уровней развития (зрелости)

Уровни развития деятельности, охватываемые методом самооценки, приведены в таблице.

Таблица

Уровни развития деятельности

Уровень развития Характеристика уровня Пояснения
1 Нет формализованного подхода Систематический подход к проблемам отсутствует, нет результатов, результаты слабые или непредсказуемые
2 Подход, основанный на реакции на проблемы Систематический подход, основанный на возникшей проблеме или коррекции; наличие минимальных данных о результатах улучшения
Устоявшийся формализованный системный подход Систематический процессный подход, систематические улучшения на ранней стадии; наличие данных о соответствии целям и существовании тенденций улучшения
Акцент на постоянное улучшение Применение процесса улучшения; хорошие результаты и устойчивые тенденции улучшения
5 Лучшие показатели в классе деятельности Значительно интегрированный процесс улучшения; лучшие в классе результаты в сравнении с продемонстрированными достижениями

 

Вопросы для самооценки

Примеры типичных вопросов для самооценки приводятся ниже. Номера подразделов ГОСТ Р ИСО 9004:2001 даны в круглых скобках. С учетом имеющегося опыта самооценки можно сделать вывод, что приведенные ниже вопросы необходимо скорректировать с учетом специфики организации.

Вопрос 1: Менеджмент систем и процессов (4.1)

а) Как руководство применяет процессный подход для достижения результативного и эффективного управления персоналом?

Вопрос 2: Документация (4.2)

а) Как используются документы и записи для поддержки результативного и эффективного функционирования процессов управления персоналом в организации?

Вопрос 3: Ответственность руководства. Общие рекомендации (5.1)

а) Как высшее руководство подтверждает свое лидерство, обязательства и вовлечение в вопросах управления персоналом?

Вопрос 4: Потребности и ожидания заинтересованных сторон (5.2)

а) Как организация определяет потребности и ожидания потребителей на постоянной основе?
б) Как организация определяет потребности работников в признании, удовлетворенности работой, компетентности и развитии?
в) Как организация принимает во внимание потенциальные выгоды от установления партнерства со своими поставщиками?
г) Как организация определяет потребности и ожидания других заинтересованных сторон, которые могут отразиться на постановке целей?
д) Как организация добивается учета законодательных и других обязательных требований в вопросах управления персоналом?

Вопрос 5: Политика в области управления персоналом (5.3)

а) Как политика в области управления персоналом обеспечивает понимание в организации потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон?
б) Как политика в области управления персоналом приводит к явным и ожидаемым улучшениям?
в) Как политика в области управления персоналом учитывает прогноз на будущее организации?

Вопрос 6: Планирование (5.4)

а) Как цели организации преобразуют политику в области управления персоналом в измеряемые показатели?
б) Как цели организации доводятся до каждого уровня руководства для обеспечения участия каждого работника в их достижении?
в) Как руководство обеспечивает наличие ресурсов, необходимых для достижения целей системы управления персоналом?

Вопрос 7: Ответственность, полномочия и обмен информацией (5.5)

а) Как высшее руководство обеспечивает установление ответственности и доведение ее до сведения работников организации?
б) Как доведенные до сведения персонала требования к персоналу, цели и достижения содействуют улучшению деятельности организации?

Вопрос 8: Анализ со стороны руководства (5.6)

а) Как высшее руководство обеспечивает наличие информации о процессах управления персоналом для анализа со стороны руководства?
б) Как в деятельности по анализу со стороны руководства учитывается оценка информации по улучшению результативности и эффективности процессов организации?

Вопрос 9: Менеджмент ресурсов. Общие рекомендации (6.1)

а) Как высшее руководство планирует своевременное наличие персонала?

Вопрос 10: Работники (6.2)

а) Как руководство пропагандирует участие и поддержку работников при улучшении результативности и эффективности организации?
б) Как руководство обеспечивает адекватность уровня компетентности работников организации текущим и будущим потребностям?

Вопрос 11: Инфраструктура (6.3)

а) Как руководство обеспечивает соответствие инфраструктуры задаче достижения целей организации?
б) Как руководство рассматривает вопросы охраны труда и техники безопасности, связанные с инфраструктурой?

Вопрос 12: Производственная среда (6.4)

а) Как руководство обеспечивает, чтобы производственная среда способствовала мотивации, удовлетворенности, развитию и деятельности работников организации?

Вопрос 13: Информация (6.5)

а) Как руководство обеспечивает доступность соответствующей информации для принятия решения, основанного на фактах?

Вопрос 14: Поставщики и партнеры в сфере управления персоналом (6.6)

а) Как руководство вовлекает поставщиков в сфере управления персоналом для определения потребностей по закупкам и для разработки совместной стратегии?
б) Как руководство рекламирует партнерские отношения с поставщиками?

Вопрос 15: Финансовые ресурсы (6.8)

а) Как руководство планирует, обеспечивает, управляет и контролирует финансовые ресурсы, необходимые для поддержания в рабочем состоянии результативной и эффективной системы управления персоналом и обеспечения достижения целей организации?
б) Как руководство обеспечивает осведомленность работников о связи между качеством продукции и затратами?

Вопрос 16: Закупки (7.4)

а) Как высшее руководство определяет процессы закупок для обеспечения соответствия приобретаемых услуг в сфере управления персоналом потребностям организации?
б) Как осуществляется менеджмент процессов приобретения услуг в сфере управления персоналом?
в) Как организация обеспечивает соответствие приобретаемых услуг целям организации?

Вопрос 17: Анализ данных (8.4)

а) Как организация анализирует данные о системе управления персоналом с целью оценки этой сферы менеджмента и определения областей для улучшения?

Вопрос 21: Улучшение (8.5)

а) Как организация использует корректирующие действия для оценивания и устранения зафиксированных проблем в области управления персоналом?
б) Как организация использует предупреждающие действия для предотвращения потерь от неверных управленческих решений в области управления персоналом?
в) Как руководство обеспечивает применение систематических методов и средств улучшения с целью совершенствования деятельности службы управления персоналом?

Документирование результатов самооценки

Существует много способов формализации вопросов по самооценке для оценивания деятельности, определения рейтингов развития и регистрации возможных действий по улучшению. Один из способов приведен ниже в таблице.

Таблица

Пример записи результатов самооценки

Номер подраздела Номер вопроса Наблюдения по фактической деятельности Рейтинг Действия по улучшению 
5.2 4а)  Что касается данного пункта, наш процесс лучше любого другого процесса в мире 5 Не требуются
5.2 4а) Что касается данного пункта, у нас нет системы 1 Необходимо разработать соответствующий процесс. Ответственный и сроки?

 

Самооценка может использоваться избирательно, исходя из потребностей организации. Один подход годен для осуществления самооценки на индивидуальной основе для всей или части системы управления персоналом и затем для реализации улучшения, другой подход - для многопрофильной группы работников, осуществляющей самооценку всей или части системы процессов, за которой последовало бы рассмотрение и анализ со стороны группы, затем достижение консенсуса по установке приоритетов улучшения и планам действий. Результативное и эффективное применение самооценки в организации зависит только от творческого воображения и изобретательности сотрудников организации, заинтересованных в достижении совершенства.