ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономики труда и управления персоналом

 

ЗАДАНИЯ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к выполнению практикума по дисциплине

"УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ"

на тему:

"РАЗРАБОТКА ОПИСАНИЯ РАБОТЫ И ТРЕБОВАНИЙ К КАНДИДАТАМ"

Самара
2006

Методические указания предназначены студентам, изучающим дисциплину «Управление персоналом». Они также могут быть использованы для самостоятельной работы слушателями курсов бизнес-образования. Указания содержат требования к отчету о выполнению практикума, методики сбора и анализа исходных данных, примерные формы описания результатов исследования, список литературы.

Методические указания утверждены решением кафедры «Экономика труда и управление персоналом» ____________ 2006 года (протокол № __).

Методические указания подготовлены исключительно в учебных целях. Составитель не несет ответственность за какие-либо убытки или ущерб, возникшие в результате использования любой третьей стороной информации, содержащейся в настоящих методических указаниях, а также за последствия, вызванные неполнотой представленной информации.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ
1.1. Тема самостоятельной работы
1.2. Этапы выполнения заданий практикума
1.3. Исходные данные для выполнения заданий практикума
1.4. Структура, объем и оформление отчета

2. МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОБЛЕМЫ

3. АНАЛИЗ РАБОТЫ
3.1. Выбор и обоснование методов анализа работы
3.2. Изучение документов, содержащих информацию о работе (должности, рабочем месте) и о требованиях к исполнителям
3.3. Анализ работы с использованием интервью или анкетирования

4. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
4.1. Название должности
4.2. Подразделение
4.3. Цель работы
4.4. Виды деятельности, главные составляющие работы в конкретной должности
4.5. Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности
4.6. Распределение времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями)
4.7. Стандарты и нормативы по каждому виду деятельности (функции, обязанности)
4.8. Рабочие инструкции по каждому виду деятельности (функции, обязанности)
4.9. Отношения с другими людьми, возникающие при выполнении каждого вида деятельности (функции, обязанности)
4.10. Полномочия
4.11. Условия труда и окружающая среда
4.12. Методы количественной оценки результатов работы по каждому виду деятельности (функции, обязанности)

5. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К КАНДИДАТАМ ЭКСПЕРТНЫМ МЕТОДОМ
5.1. Примерный состав параметров для экспертной оценки
5.2. Документальное оформление требований к кандидатам

ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Методические указания разработаны на основе программы учебной дисциплины «Управление персоналом».

Выполнение заданий практикума - это индивидуальная самостоятельная работа студента, выполняемая под руководством преподавателя в часы, отведенные учебным планом на самостоятельную работу студента. Методические указания призваны помочь студенту выполнить задания практикума на высоком уровне.

Задания практикума выполняется с целью:
- расширения знаний по определенному разделу дисциплины по управлению персоналом организации;
- систематизации знаний по смежным дисциплинам;
- выработки у студента навыков научно-исследовательской работы;
- обучения студентов методам аналитической и проектной работы в области управления персоналом.

В процессе выполнения заданий практикума студент должен приобрести и закрепить навыки:
- работы со специальной литературой фундаментального и прикладного характера;
- систематизации, обобщения и анализа фактического материала по проблемам управления персоналом организации;
- обоснования выводов и предложений по совершенствованию технологий управления персоналом.

Цель настоящих методических указаний - помочь студенту в углубленном изучении комплексной темы: "Разработка описания работы и требований к кандидатам". Изучение данной темы предполагает раскрытие двух главных вопросов:
- описание работы;
- определение требований к кандидатам.

Выполнение заданий практикума предполагает консультационную помощь со стороны преподавателя и творческое развитие студентом темы.

Задания практикума выполняются в сроки, определенные учебным графиком.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ

1.1. Тема самостоятельной работы

Выполнение заданий практикума предполагает исследование конкретной должности. Поэтому тема самостоятельной работы может выглядеть, например, следующим образом: "Разработка описания работы и требований к кандидатам (на примере должности Агента по продажам фирмы "Альфа")".

Анализируемая должность выбирается студентом с учетом возможностей сбора информации и согласовывается с преподавателем по дисциплине "Управление персоналом".

1.2. Этапы выполнения заданий практикума

Предлагаемая комплексная тема охватывает широкий круг вопросов, поэтому структура конкретной работы может уточняться студентом совместно с руководителем, исходя из научных интересов студента, степени проработанности отдельных вопросов в литературе, наличия информации и т.п.

Задания практикума выполняются в следующей последовательности:

1. Методологическая характеристика проблемы

2. Анализ работы

3. Описание работы

4. Определение требований к кандидатам

1.3. Исходные данные для выполнения заданий практикума

Методологическая характеристика проблемы излагается студентом с использованием современной научно-практической литературы. Анализ и описание работы выполняются с использованием фактических материалов.

1.4. Структура, объем и оформление отчета

Отчет о выполнении заданий Практикума должна содержать:

1) титульный лист с указанием:

A. Сведений об авторе (фамилия, имя, отчество, факультет, курс, специальность, группа),

B. Названия учебной дисциплины и темы практикума,

C. Фамилии, инициалов, должности, ученой степени и ученого звания преподавателя, который должен проверить отчет;

2) содержание, в котором последовательно перечисляются названия разделов;

 

3) текст отчета (с обязательным обозначением каждого из разделов:

1. Методологическая характеристика проблемы;

2. Анализ работы;

3. Описание работы;

4. Требования к кандидатам;

4) список использованной литературы.

Отчет должен иметь объем в пределах 24 страниц ученической тетради рукописного текста или до 15 машинописных листов формата А4. При использовании текстового редактора Microsoft Word рекомендуется использовать следующие параметры: тип шрифта: "Times New Roman", размер шрифта: 12, междустрочный интервал: одинарный.

2. МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОБЛЕМЫ

В самом начале работы студент должен:
1) определить сущность исследуемого вопроса, т.е. установить, в чем главная цель разработки описания работы и требований к кандидатам и какие процессы (организационные, экономические, социальные) составляют основу данного вопроса;
2) определить состав и краткое содержание принципов и методов реализации изучаемой проблемы на практике;
3) дать характеристику степени проработанности темы в литературных источниках (монографиях, журнальных и газетных статьях, материалах конференций и т.п.).

В соответствующем разделе отчета о выполнении заданий практикума студент должен указать, какое место занимают описание работы и требования к кандидатам в сложившейся системе управления персоналом организации; какой опыт (как положительный, так и негативный) накоплен в нашей стране и за рубежом по осуществлению организационного, экономического, правового и т.п. механизма реализации проблемы.

При раскрытии методологических основ проблемы необходимо подчеркнуть, что любой человек при получении работы хотел бы иметь ответы на следующие вопросы:
- Чего от меня ожидают? Каковы мои обязанности на работе?
- Как я должен буду распределять свое время?
- Что понимается под хорошим выполнением работы?
- Какова степень моей самостоятельности в принятии решений?
- Как и когда моя работа будет оцениваться и измеряться?

Когда работники не могут удовлетворительно выполнить работу, то причина кроется чаще всего в отсутствии взаимопонимания между работником и менеджером по одному или нескольким из перечисленных вопросов.

Ответы на эти вопросы должны найти отражение в ОПИСАНИИ работы с использованием её типовых характеристик.

Студент должен раскрыть содержание понятия «работа» и сущность основных её характеристик:
- составляющие "работы" – виды деятельности на конкретном рабочем месте, в конкретной должности;
- связанные с ними функции, обязанности и ответственности (по каждому виду деятельности);
- какая часть совокупного фонда рабочего времени приходится на каждую функцию, обязанность;
- стандарты деятельности (нормативы, правила поведения) по каждой функции, которые позволяют показать работнику, что понимается под приемлемым темпом работы, и какая работа признается качественной;
- методы и показатели оценки соблюдения стандартов и нормативов деятельности.

Необходимо понять и отразить в отчете, что процесс определения содержания работы должен происходить, по меньшей мере, раз в год. Только в этом случае можно быть уверенным, что исполнитель правильно поймет свои обязанности. Если же характер работы в течение года меняется, то должны быть внесены и соответствующие коррективы в понимание этого термина.

Литература, необходимая для выполнения заданий практикума приведена в конце настоящих методических указаний (см. раздел "ЛИТЕРАТУРА"). Некоторые из приведенных литературных источников доступны студенту в электронном виде.

При подготовке данного и последующих разделов отчета следует иметь в виду, что те материалы, которые содержатся в лекциях и имеющихся учебниках и учебных пособиях, должны восприниматься студентом как уже известные истины, и если при этом студентом не высказываются оригинальные суждения или не осуществляются практические исследования, то эти материалы не подлежат описанию.

3. АНАЛИЗ РАБОТЫ

3.1. Выбор и обоснование методов анализа работы

Студент должен выбрать и обосновать методы, которые он будет использовать в целях получения информации для анализа работы в конкретной должности и для подготовки описания работы.

Кроме того, на данном этапе необходимо определить и зафиксировать особенности объекта исследования. Под особенностями объекта исследования следует понимать, например, размер организации, характерные особенности ее производственной и управленческой оргструктуры, направленность деятельности (производственная, научно-производственная, научно-техническая, оказание тех или иных видов услуг) и характер продукции или услуг, организационно-экономический механизм управления организацией.

В рекомендованных литературных источниках уточняется влияние особенностей объекта исследования на распределение обязанностей. См., например: Милгром П., Робертс Дж. Экономика, организация и менеджмент: Т. 2. / Пер. с англ. СПб.: Экономическая школа, 2001 (Конкурентная стратегия и структура должностных обязанностей в фирмах «MCKINSEY» и «BAIN & СО.»).

На практике существует четыре метода получения информации для целей анализа и последующего описания работы:
- документальный метод;
- наблюдение;
- интервью;
- анкетирование.

Выбор методов получения информации зависит от уровня управления персоналом в организации, от доступности информации. В большинстве случаев ДЛЯ АНАЛИЗА РАБОТЫ целесообразно использовать совокупность двух методов:
- документальный метод;
- интервью или анкетирование.

Наблюдение, как метод сбора информации для описания работы отличается высокой точностью, но имеет жесткие границы применения. В частности, он очень эффективен, если для анализируемой работы характерны видимые физические движения. Соответственно, этот метод не применим для сбора информации о работах, для которых характерен большой удельный вес умственных функций.

3.2. Изучение документов, содержащих информацию о работе (должности, рабочем месте) и о требованиях к исполнителям

Документальный метод предполагает критическое изучение используемых в организации следующих документов:

1. Должностная инструкция и (или) профессиограмма по исследуемой должности - см. пример:
- Должностная инструкция секретаря-референта;
- Должностная инструкция менеджера по персоналу, начальника отдела;
- Должностная инструкция начальника отдела учета, отчетности и оформления финансовых операций банка;

- Должностная инструкция менеджера по персоналу;

- Должностная инструкция начальника отдела снабжения;
- Профессиограмма торгового представителя;

2. Положение о подразделении, где находится исследуемая должность - см. пример:
- Положение о службе по работе с персоналом;
- Положение об отделе труда и заработной платы;
- Положение об отделе подготовки кадров;
- Положение об отделе кадров;

3. Рабочие инструкции, которыми руководствуется сотрудник, занимающий исследуемую должность - см. пример:
- Инструкция по заполнению трудовых книжек;
- Формы документов индивидуального (Персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению: zip-архив;

4. Регламент, определяющий действия сотрудника в исследуемой должности - см. пример:
- Регламент работы по отбору претендентов для формирования внешнего резерва;
- Регламент “Порядок набора и отбора персонала в Государственную жилищную инспекцию Самарской области”;
- Регламент деятельности административно-управленческого персонала;

5. Описание процесса, в котором задействована изучаемая должность - см. пример:
- Описание процесса "Планирование, проведение и оценка результатов обучения персонала": zip-архив;

6. Отчеты о проделанной сотрудником работе на изучаемой должности - подробнее см.:
- Моргунов Е., Ярушина М. Брак "по расчету", или подбор после приема // Управление персоналом, 2001, № 11-12.

Анализ документов должен быть критическим, то есть студент должен дать ответы на вопросы:
- Позволяют ли используемые в организации документы решать насущные задачи управления персоналом?
- Соответствуют ли изученные документы передовому отечественному и зарубежному опыту?

Студент должен показать знание логики подготовки названных выше документов, связи между ними. Например, нужно понимать, что при разработке должностных инструкций сотрудников какого-либо подразделения должно обязательно использоваться положение об этом подразделении. Должностные инструкции регламентируют обязанности каждого работника, устанавливают их распределение между работниками исходя из номенклатуры и трудоёмкости задач и функций структурного подразделения. Совокупность задач и функций всех работников должна быть равной полному объёму задач и функций структурного подразделения. Поэтому положение о подразделении является одним из основных источников информации для разработки должностных инструкций.

Студент должен быть готов к тому, что во многих организациях локальные нормативные документы отличаются низким качеством, а в некоторых отсутствуют вовсе. Поэтому единственным источником информации для анализа и последующего описания работы часто являются результаты интервью и анкетирования.

3.3. Анализ работы с использованием интервью или анкетирования

Интервью является простым и эффективным способом сбора информации для анализа работы. Поэтому данный метод часто является основным для анализа работы с целью последующего её описания (см. пример методики).

Анкетирование целесообразно использовать, если есть возможность получить информацию от нескольких работников, выполняющих одинаковые функции. Анкетирование является единственно возможным методом сбора информации, когда аналитик и работник находятся далеко друг от друга (см. пример методики).

Студент должен отразить результаты интервью или анкетирования, уточнить эту информацию с помощью работника и его руководителя, систематизировать ответы респондента(ов), отредактировать эти ответы.

Соответствующая информация должна быть представлена в табличной форме с комментариями.

4. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ

Какого-либо стандарта на описание работы не существует. Документы такого рода могут различаться по структуре, объему, степени детализации и оформлению. Изложенные ниже методические рекомендации подготовлены с учетом передового российского и зарубежного опыта управления персоналом.

Описание работы оформляется в структурированной форме с использованием таблиц и с четким выделением разделов и подразделов. Объем описания не лимитируется. Он зависит от уровня специализации работы.

Рекомендуется при описании работы использовать следующие структуру и последовательность разделов:
1. Название должности;
2. Подразделение;
3. Цель работы;
4. Виды деятельности;
5. Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности;
6. Стандарты и нормативы по каждому виду деятельности (функции, обязанности);
7. Рабочие инструкции по каждому виду деятельности (функции, обязанности);
8. Отношения с другими людьми, возникающие при выполнении каждого вида деятельности (функции, обязанности);
9. Полномочия;
10. Условия труда и окружающая среда;
11. Методы количественной оценки результатов труда по каждому виду деятельности (функции, обязанности).
12. Ниже приведены требования к подготовке разделов описания работы.

4.1. Название должности

Указывается название работы, например, секретарь-референт, менеджер по продажам или кладовщик; статус работы (руководитель, специалист, рабочий); дата составления данного описания рабочего места; составитель описания.

Идентификация (определение названия) должности производится с использованием:
А) Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37; с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.);
Б) Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367) (с изменениями от 23 декабря 1996 г., 10 июня 1999 г.).

4.2. Подразделение

Указывается организационная единица (подразделение), к которой данная работа относится, название должности непосредственного начальника.

4.3. Цель работы

Указывается, для чего была введена должность. Для топ-менеджеров здесь определяющими являются цели организации; для линейных или функциональных руководителей - цели подразделения, для специалистов - цели должности (рабочего места). Цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата".

4.4. Виды деятельности, главные составляющие работы в конкретной должности

Указываются главные составляющие работы в конкретной должности. В переводной литературе для обозначения видов деятельности в конкретной должности иногда используют термин «параметры подотчетности». Считается, что каждый работник должен знать параметры подотчетности для своей работы. Эти параметры формируются в результате разделения всех закрепленных за подразделением работ между конкретными работниками. В результате такого разделения за каждым работником закрепляется один или более видов деятельности (количество закрепленных за одним человеком работ или видов деятельности зависит от их трудоёмкости).

Примеры видов деятельности (параметров подотчетности):
- сбыт;
- продажа товаров;
- производство (выполнение работ, оказание услуг);
- прогнозирование;
- оперативное руководство;
- обучение.

Как уже отмечалось, должность (работа) может предполагать предполагает несколько видов деятельности. Например, должность доцента ВУЗа предполагает выполнение нескольких видов деятельности:
А) обучение студентов;
Б) научная деятельность;
В) методическая работа;
Г) саморазвитие.

Важно не только сформулировать виды деятельности, но и сформулировать их в терминах отчетности, ответственности!!!

Некоторую сложность может вызвать выделение видов деятельности (параметров подотчетности) менеджеров. Применительно к этой категории работников рекомендуется учесть, что в настоящее время специалисты оперируют четырьмя этапами менеджмента, которые в совокупности образуют цикл PDCA (цикл Деминга):
- Планирование (Plan) – планирование деятельности и распределения ресурсов;
- Организация, исполнение (Do) – выполнение основной деятельности;
- Контроль, анализ (Check) – сбор и обработка информации;
- Корректировка (Act) – оперативное управление ходом процесса, реакция руководителя на изменение ситуации и координация действий подчиненных в нестандартной (нештатной) ситуации. Корректировка действий подчиненных со стороны руководителя необходима тогда, когда в их инструкциях и планах, созданных на этапе «Организация», не содержатся указания о решении возникшей проблемы.

4.5. Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности

По каждому виду деятельности необходимо указать детальный список фактических функций, обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту. Особое внимание надо уделить четкости формулировок, чтобы работнику было совершенно ясно, за что он отвечает.

Возможная группировка функций, обязанностей:
А. Ежедневные обязанности;
Б. Периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, и т. д.);
В. Обязанности, выполняемые нерегулярно.

При определении функций, обязанностей и ответственностей должностного лица необходимо учитывать ряд следующих факторов:
1. Перечисленные функции, обязанности и ответственности должны быть приоритетными. Если для какого-то вида деятельности характерно большое количество функций (обязанностей, ответственностей), то должно быть выделено 20% "критических" функций (обязанностей, ответственностей), которые обеспечивают 80% успеха (Закон Парето!);
2. Эти функции, обязанности и ответственности должны поддаваться оценке;
3. Определение функций, обязанностей и ответственностей должно быть кратким и начинаться с глагола в повелительном наклонении;
4. Для менеджеров под обязанностями и ответственностью понимаются проблемы, связанные как с производством (работами, услугами), так и с человеческим фактором.

В одном из рекомендованных литературных источников (Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха. — Мн.: ООО «Новое знание», 1998) содержатся примеры перечней обязанностей и форм ответственности должностных лиц.

Если должность предполагает осуществление нескольких видов деятельности, то функции, обязанности и ответственности фиксируются по каждому из них; см.:
- пример выделения видов деятельности и функций специалиста отдела развития персонала коммерческого банка,
- пример выделения видов деятельности и функций начальника отдела учета, отчетности и оформления финансовых операций банка;
- пример выделения видов деятельности и функций кладовщика.

В табл. 1 показан пример определения функций для должности «доцент».

Таблица 1

Функции, обязанности и ответственности по каждому виду деятельности доцента

Виды деятельности

Функции, обязанности и ответственности

А) обучение студентов

А1. Читать лекции
А2. Вести семинары
А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками
А4. Руководить написанием курсовых работ
А5. Руководить написанием дипломных работ
А6. Консультировать студентов
А7. Принимать курсовые экзамены
А8. Принимать зачеты
А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной аттестационной комиссии

Б) научная деятельность

 

В) методическая работа

 

Г) саморазвитие

 

В зависимости от особенностей должности в описании работы может оказаться уместным изложить лишь перечень обязанностей или же могут быть указаны требуемые результаты (см. пример). Если возможны оба подхода, то предпочтение следует отдать второму.

Также нужно учесть, что описание работы может быть облечено в одну из двух основных форм, в зависимости от того, на чем акцентируется внимание - на выполнении определенной задачи или на ответственности (см. пример). Из этих двух форм более предпочтительна та, которая ориентирована на ответственность. Хотя то, чем заняты работники на своем рабочем месте, безусловно, важно, главное - рамки их ответственности и конечная цель.

4.6. Распределение времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями)

Характеристика работы в конкретной должности должна включать в себя указания: какая часть совокупного фонда рабочего времени приходится на каждый вид деятельности и на каждую функцию, обязанность.

Последнее обстоятельство, на первый взгляд, кажется второстепенным. На практике же распределение времени между обязанностями является одним из факторов, который влияет на принятие решения о трудоустройстве или об увольнении.

На практике распределение времени фиксируется одновременно с указанием (а) видов деятельности, (б) функций, обязанностей и ответственностей по каждому виду деятельности.

В рекомендованных литературных источниках содержатся примеры распределения времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями) должностных лиц. См., например:
- Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха. — Мн.: ООО «Новое знание», 1998;
- Лэнд Питер Э. Менеджмент - искусство управлять: Пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 1995.

Соответствующий опыт распределения времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями) должностного лица уже имеется и в самарских организациях (см., пример).

В табл. 2 указан пример распределения совокупного фонда времени работы в должности доцента.

Таблица 2

Распределение затрат времени доцента между видами деятельности и функциями

Виды деятельности

Функции, обязанности и ответственности

Наименование

Затраты времени, % к итогу

Наименование

Затраты времени, % к итогу

А) обучение студентов

50

А1. Читать лекции

12

А2. Вести семинары

12

А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками

5

А4. Руководить написанием курсовых работ

5

А5. Руководить написанием дипломных работ

10

А6. Консультировать студентов

1

А7. Принимать курсовые экзамены

2

А8. Принимать зачеты

1

А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной аттестационной комиссии

2

Б) научная деятельность

50

 

50

В) методическая работа

 

Г) саморазвитие

 

Итого:

   

100


4.7. Стандарты и нормативы по каждому виду деятельности (функции, обязанности)

Стандарты и нормативы доводят до служащего информацию о том, что понимается под хорошим исполнением обязанностей, и формируют, таким образом, цель, к которой нужно стремиться. Они являются также критериями, по которым будет оцениваться исполнение ими обязанностей. Достижение и соблюдение стандартов и нормативов обычно является основанием для поощрения (например, для премирования).

Создание стандартов - нелегкая задача. Однако большинство менеджеров скоро узнают, что, говоря подчиненным "Старайтесь", они не обеспечивают необходимого руководства для достижения наилучшего качества исполнения.

Один из прямых путей установления стандартов состоит в том, чтобы закончить утверждение: «Я буду полностью удовлетворен Вашей работой, когда …».

Разработанные студентом стандарты и нормативы должны довести до работника информацию о том, что понимается под хорошим исполнением обязанностей, и формируют, таким образом, цель, к которой нужно стремиться. Они являются также критериями, по которым будет оцениваться исполнение ими обязанностей.

Стандарты и нормативы определяют также границы (точки) контроля для менеджера. Если деятельность служащего выходит за пределы этих границ (например, границ качества), менеджер должен вмешаться и предпринять соответствующие действия. Этот процесс называется "управление по отклонениям".

Границы контроля определяют также объем действий, который менеджер предоставляет своему служащему в пределах его обязанностей и ответственности.

Все используемые стандарты и нормативы можно представить в виде следующих категорий:
1. Затраты (материальные, трудовые, финансовые) на производство конкретной продукции (выполнение конкретной работы, оказание услуги);
2. Результаты, то есть количество производимых изделий (выполняемых работ, предоставляемых услуг) за определенный период времени;
3. Качество изделий (работ, услуг);
4. Календарное время выполнения определенных работ, оказания услуг);
5. Режим работы;
6. Регламент по выполнению отдельных операций и переходов в ходе работы (регламентация может проводиться на основе ежедневной, еженедельной, ежемесячной и даже годовой цикличности работ).

Стандарты и нормативы деятельности могут быть классифицированы в том числе и по такому признаку, как управленческий уровень их подготовки. Соответственно, можно выделить:
- стандарты и нормативы, подготовленные министерствами, ведомствами и, следовательно, обязательные к применению (например, для главного бухгалтера таким документом является Налоговый кодекс, для начальника отдела кадров - Трудовой кодекс);
- стандарты и нормативы, подготавливаемые в организациях.

Стандарты должны быть определены с использованием принципов SMART (подробнее см: SMART-принципы менеджмента).

В рекомендованных литературных источниках и в статьях, опубликованных в сети Интернет, содержатся обоснования и примеры установления стандартов и нормативов. См., например:
- Грэхем Х.Т., Беннет Р. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие для вузов / Пер. с англ. – М.: ЮНИТИ- ДАНА, 2003;
- Десслер Г. Управление персоналом / Пер. с 6- го англ. издания. - М.: "Издательство БИНОМ", 1997;
- Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха. Пер. с англ. — Мн.: ООО «Новое знание», 1998;
- Лэнд Питер Э. Менеджмент - искусство управлять: Пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 1995;
- Литягин А. Как добиться результативности? - Газета "Элитный персонал", № 38 от 30.09.02;
- Техника установление стандартов производительности труда и качества работы на примере функции обслуживания клиентов;
- Зарубежный опыт установления стандартов;
- Стандарты поведения на работе.

За основу разработки стандартов и нормативов можно взять не только зарубежный опыт, но и опыт отечественных организаций. См., например:
- Стандарты исполнения ведущего экономиста отдела экономического анализа и мониторинга инвестиций;
- Стандарт для руководителя подразделения: регламент работ, выполняемые на регулярной основе;
- Стандарты исполнения работы заместителя директора по производству по мультимедиа-разработкам;
- Функции секретаря-референта; периодичность и сроки их выполнения;
- Стандарты работы торгового представителя;
- Правила по проведению телефонных переговоров;
- Нормативы численности вспомогательных рабочих по уборке производственных помещений.

В организациях с высоким уровнем менеджмента стандарты и нормативы деятельности часто называют ключевыми показателями деятельности или ключевыми показателями эффективности. Иногда для их обозначения и в устной речи и в документах применяют английскую аббревиатуру "KPI" (использованы первые буквы словосочетания "Key Performance Indicators"). См., например:
- KPI директора по персоналу,
- KPI юрисконсульта.

В табл. 3 приведены стандарты и нормативы, которыми должен руководствоваться доцент при обучении студентов.

Таблица 3

Стандарты и нормативы, которыми должен руководствоваться доцент при ОБУЧЕНИИ студентов

Виды деятельности

Функции, обязанности и ответственности

Стандарты и нормативы

Общие

Частные

А) обучение студентов

А1. Читать лекции

1. Стандарт специальности,

2. Учебный план,

3. Нормативы учебной нагрузки,

4. Расписание занятий

Рабочая программа

А2. Вести семинары

Рабочая программа

А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками

Методические указания

А4. Руководить написанием курсовых работ

Методические указания

А5. Руководить написанием дипломных работ

Методические указания

А6. Консультировать студентов

Нет

А7. Принимать курсовые экзамены

Нет

А8. Принимать зачеты

Нет

А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной аттестационной комиссии

Нет

Б) научная деятельность

     

В) методическая работа

     

Г) саморазвитие

     

4.8. Рабочие инструкции по каждому виду деятельности (функции, обязанности)

Данные документы должны дать ответ на вопрос: каким образом нужно выполнять конкретную функцию, чтобы результаты работы соответствовали установленным стандартам, нормативам и правилам.

Установленные стандарты, нормативы и правила поведения должны иметь под собой однозначно и четко прописанные внутренние нормативные документы, например:
- описание процедуры (термин распространен в иностранных фирмах),
- описание процесса (термин используется в организациях, прошедших сертификацию на соответствие стандартам серии ISO 9000),
- положение;
- инструкция,
- регламент,
- форма,
- бланк.

Инструкции могут быть выполнены не только на бумажных носителях, но и, например в виде видеофильма.

Перед студентом не ставится задача подготовить описание процесса. Студент должен подготовить рабочую инструкцию или регламент и, если это необходимо, разработать соответствующие формы и бланки. Например, студент может подготовить регламент отбора персонала и необходимые формы фиксации результатов собеседования.

Рабочие инструкции могут быть классифицированы в том числе и по такому признаку, как управленческий уровень их подготовки. Соответственно, можно выделить:
- инструкции, подготовленные министерствами, ведомствами и, следовательно, обязательные к применению (например, Инструкция по заполнению трудовых книжек);
- инструкции, подготавливаемые в организациях.

Студент может ознакомиться с примерами рабочих инструкций, подготовленных в организациях:
- Рабочая инструкция проведения предварительного собеседования с кандидатом на должность;
- Описания процедуры "О порядке осуществления контроля за отсутствием работников на рабочем месте в течение рабочего дня";
- Инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов фирмы;
- Инструкция по анализу рабочего места (должности): zip-архив.

В ходе анализа работы студент может обнаружить, что инструкции, подготовленные министерствами и ведомствами, в организации не используются, а внутренние документы специалистами не разработаны. В этом случае студент должен найти или самостоятельно разработать соответствующие рабочие инструкции.

Данное документирование позволяет обосновать установленные стандарты и нормативы, обучить персонал и в последующем выявить причины недостижения стандартов и нормативов.

В табл. 4 приведены рабочие инструкции, которыми должен руководствоваться доцент при обучении студентов.

Таблица 4

Рабочие инструкции, которыми должен руководствоваться доцент при ОБУЧЕНИИ студентов

Виды деятельности

Функции, обязанности и ответственности

Рабочие инструкции

Имеющиеся

Необходимые, но отсутствующие

А) обучение студентов

А1. Читать лекции

1. Инструкция по работе с принтером

2. Инструкция по работе с копировальным аппаратом

По виду деятельности: Описание процесса.

По каждой функции: Описание процедуры или регламент.

А2. Вести семинары

А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками

А4. Руководить написанием курсовых работ

А5. Руководить написанием дипломных работ

А6. Консультировать студентов

А7. Принимать курсовые экзамены

А8. Принимать зачеты

А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной экзаменационной комиссии

Б) научная деятельность

     

В) методическая работа

     

Г) саморазвитие

     

Если в организации низкий уровень менеджмента, на первом этапе совершенствования управления персоналом допускается объединение в одном документе стандартов, нормативов деятельности и рабочих инструкций.

Иногда такое объединение становится традицией. Например, инструкции для рабочих (операционные и технологические карты) могут содержать регламенты (то есть стандарты, нормативы) переходов, выполняемых в течение рабочей смены:
а) время начала работы;
б) время подготовки к проведению операции;
в) время завершения работы;
г) техническое обслуживание в течение смены и по окончании смены;
д) время и порядок передачи смены.

4.9. Отношения с другими людьми, возникающие при выполнении каждого вида деятельности (функции, обязанности)

Студент должен описать взаимоотношения работника с другими людьми внутри и вне организации. Необходимо аккуратно зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций.

Первый вариант возможной группировки информации:
А) от кого получает: информацию, указания, полуфабрикаты, сырье;
Б) кому адресует: информацию, указания, полуфабрикаты, сырье;
В) с кем сотрудничает по поводу выполнения заданий.

Второй вариант группировки информации:
А) Подотчетен;
Б) Контролирует;
В) Взаимодействует.

4.10. Полномочия

Полномочия целесообразно указывать для управленческих работников - кем, чем и в каких пределах имеет право распоряжаться и в каких пределах.

4.11. Условия труда и окружающая среда

В данном разделе описываются такие факторы, как уровень шума, опасные условия или высокая температура.

4.12. Методы количественной оценки результатов работы по каждому виду деятельности (функции, обязанности)

Необходимо разработать и сообщить работнику методы, которые будут использоваться для измерения результатов труда работников, а также определить частоту использования этих методов. Оценка деятельности — это постоянно идущий процесс. Именно такая постоянная обратная связь с работником будет мотивировать сотрудников работать лучше.

На практике используются разные по сложности методы измерений результатов труда.

Непосредственное наблюдение. Этот метод подразумевает наблюдение за сотрудниками в процессе совместной работы. Он используется чаще других.

Косвенное наблюдение. Данный метод не подразумевает присутствие менеджера на рабочем месте вместе с сотрудниками. Он основывается на оценке результатов деятельности служащего на рабочем месте.

Письменные отчеты. Анализ отчетов, записей, печатных материалов может быть источником оценки деятельности сотрудника.

Простым инструментом контроля является, например, бланк анкетирования студентов для выявлении их мнений о преподавателе.

Сложный механизм контроля - инструкция для супервайзеров по проведению аудита работы торговых представителей.

Применительно к работе доцента при обучении студентов могут использоваться методы:
1. Анкетирование студентов,
2. Отчеты о работе за месяц и о работе за учебный год,
3. Наблюдение (открытая лекция),
4. Аттестация.

5. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К КАНДИДАТАМ ЭКСПЕРТНЫМ МЕТОДОМ

Экспертная оценка требований к кандидатам позволяет относительно быстро определить необходимый уровень образования, нужный опыт работы, необходимые личностные качества претендентов на конкретную должность.

Подготовительный этап определения требований к кандидатам включает:
1. Формирование группы экспертов;
2. Изучение описания работы;
3. Изучение межотраслевых и отраслевых квалификационных характеристик (требований) по должностям служащих и профессиям рабочих;
4. Разработка системы показателей для экспертной оценки;
5. Уточнение структуры и формы описания требований к кандидатам.

Приведенные в настоящих методических указаниях параметры экспертной оценки и форма описания требований являются примерными и должны быть уточнены с учетом специфики должности (рабочего места).

5.1. Примерный состав параметров для экспертной оценки

Одним из вариантов экспертной оценки требований к кандидатам является использование одиннадцати параметров, приведенных в книге: Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом: Учебник для вузов. - М.: Финстатинформ, 1997 (5.1. Анализ выполняемых работ и оценка персонала, с. 267-268).

Другим вариантом определение требований к кандидатам является использование рекомендаций, приведенным в учебнике: Управление персоналом организации. Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М; 2002 (6.1.2. Требования к кандидатам на замещение вакантной должности, с. 317-328).

Студентам рекомендуется использовать упрощенный вариант экспертной оценки требований к кандидатам, а именно схему А. Роджера («План семи точек») или схему Д.Манро-Фрейзера.

Если задания практикума выполняется группой студентов из 2-3 человек, возможно определение требований к кандидатам с использованием так называемых "моделей компетенций".

Самое общее представление об использовании компетенций при отборе персонала можно получить из статьи: Дэвид К. МакКлелланд. Концепция компетенций (http://dps.smrtlc.ru/). Для глубокого изучения данного метода отбора необходимо изучить книгу: Спенсер Лайл М., Спенсер Сайн М. Компетенции на работе. Модели максимальной эффективности работы. – М: HIPPO, 2004.

5.2. Документальное оформление требований к кандидатам

Требования к кандидатам оформляются в виде таблицы с выделением разделов и подразделов. На рис. 2 представлена примерная форма перечня требований.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРЕТЕНДЕНТАМ НА ДОЛЖНОСТЬ

Требования к претендентам

Градация по важности:
1 - очень важно,
2 - важно,
3 - желательно

1. Профессиональная подготовка (нужное подчеркнуть и пояснить)

 

1.1. Высшее специальное образование (с указанием специальности) ___

 

1.2. Другие виды образования _____

 

1.3. Специальная подготовка _____

 

1.4. Иностранные языки _____

 

1.5. Особые специальные знания _____

 

2. Опыт профессиональной деятельности в следующих областях:
(по возможности с указанием стажа работы)

 

2.1.

 

2.2.

 

2.3.

 

3. Личностные предпосылки (нужное подчеркнуть и пояснить)

 

3.1. Устная речь (при контактах с населением, доклады, консультации граждан, на собраниях и т.д., при участии в заседаниях)

 

3.2. Письменная речь (регулярно повторяющиеся контакты в письменной форме, обмен письменной информацией, подготовка локальных нормативных актов, умение дать письменное заключение о заявлениях и запросах, контакты с внешними адресатами)

 

3.3. Обращение с гражданами (посетителями)

 

3.4. Умение вести переговоры (например, переговоры с ..., изложить трудность или значение переговоров)

 

3.5. Умение принимать самостоятельные решения (подход к задачам и полномочиям, требующим высокой степени самостоятельности при принятии решений)

 

3.6. Умение проявить инициативу, высказать целый ряд идей в связи с ... (привести примеры)

 

3.7. Организационные способности, в частности, при организации трудовой деятельности в подразделении

 

3.8. Умение руководить сотрудниками

 

4. Возможные другие предпосылки:

 

4.1.

 

4.2.

 

4.3.

 

Рис. 2. Примерная форма описания требований к кандидатам (Источник: Волгин А.П., Матирко В.И., Модин А.А. Управление персоналом в условиях рыночной экономики (опыт ФРГ). М.: "Дело", 1992, с. 64-66)

Примеры описания требований к кандидатам можно найти в работах российских и зарубежных авторов (см. раздел ЛИТЕРАТУРА).

Большой опыт подготовки требований к кандидатам накоплен и самарскими организациями (см. пример 1; пример 2).

ЛИТЕРАТУРА

Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. 8-е издание / Перев. с англ. Под ред. С.К.Мордовина. СПб.: Питер, 2004 (Глава 23. Анализ и описание работ и ролей, с. 291-317)

Волгин А.П., Матирко В.И., Модин А.А. Управление персоналом в условиях рыночной экономики (опыт ФРГ). М.: "Дело", 1992

Гапошина Л.Г Маркетинг кадрового обеспечения: Учебное пособие. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2002

Григорьев В.П., Соловьев Д.П. Управление персоналом: процессный подход: учеб пособие. Самара, Изд-во Самар. гос. экон. ун-та, 2006. - 108 с.

Грэхем Х.Т., Беннет Р. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие для вузов / Пер. с англ. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003 (гл. 12. Анализ особенностей работы и квалификационные требования; Приложение 1)

Десслер Г. Управление персоналом / Пер. с 6-го англ. издания. - М.: "Издательство БИНОМ", 1997 (Глава 3. Анализ работы, с. 49-70)

Десслер Г. Управление персоналом / Пер. с 9-го англ. издания. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2004 (Глава 3. Анализ работы, с. 108-146; Chapter 3. Job Analysis - English, Internet, PDF - http://www.prenhall.com/desslertour/chapter3.pdf)

Кибанов А.Я. Рабочая тетрадь к учебнику "Управление организацией". Раздел 5. "Управление персоналом". - М.: ИНФРА-М, 2000

Коул Д. Управление персоналом в современных организациях. Пер. с англ. – М.: ООО «Вершина», 2004 (Глава 11. Должностной анализ, с. 148-157)

Лэнд П. Менеджмент - искусство управлять: Пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 1995

Магура М.И. Поиск и отбор персонала. Настольная книга для предпринимателей, руководителей кадровых служб и менеджеров. - М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-Синтез", 1999

Магура М.И. Поиск и отбор персонала (Практическое пособие для руководителей и специалистов кадровых служб) – Журнал «Управление персоналом», 1998, №№ 1-2

Маллинз Л. Менеджмент и организационное поведение: Учеб.-практ. пособие. - Мн.: Новое знание, 2003 (Глава 20. Подбор кадров для организации, с. 828-864)

Мордовин С.К. Управление человеческими ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров "Управление развитием организации". Модуль 16. - М.: ИНФРА-М, 2000

Мэйтланд Я. Руководство по управлению персоналом в малом бизнесе: Пер. с англ. / Под ред. И.И.Елисеевой. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1996

Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом: Учебник для вузов. - М.: Финстатинформ, 1997

Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха / Пер. с англ. О.А. Волмянская, Э.И. Волмянский. - Мн.: ООО "Новое знание", 1998 (2.1. Определение понятия "работа" с. 32-40)

Соловьев Д.П. Управление персоналом (анализ работы и разработка требований к кандидатам): Учебное пособие / Самарская государственная экономическая академия - Самара, 2002

Спенсер Лайл М., Спенсер Сайн М. Компетенции на работе. Модели максимальной эффективности работы. – М: HIPPO, 2004

Стредвик Дж. Управление персоналом в малом бизнесе / Пер с англ. Под ред. В.А.Спивака. - СПб.: Издательский Дом "Нева", 2003 (2.3. Подробная характеристика вакансии, с. 40-44)

Управление персоналом - дистанционный консалтинг (1. Какие сотрудники вам нужны)

Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2002 (6.1.2. Требования к кандидатам на замещение вакантной должности, с. 317-328)