УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «_____»
_____________________ __________
«________» __________ ___________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ

(источник: опыт самарских организаций)
 

Должность

Подразделение

Цель деятельности

Начальник отдела снабжения Коммерческая дирекция Минимальными затратами и оперативно обеспечить предприятие сырьём, материалом и оборудованием оптимального для производства количества и качества.
 
Задачи/процессы Ресурсы/Поставщик Результат/продукт Потребитель
(внеш/внутр клиент)
1. Формирование плана поставок сырья Производственная дирекция – план производства, заявка на сырье (номенклатура) Сформированный план с графиком поставки сырья Производственная дирекция Поставщики
Коммерческий директор
2. Организация, ведение и обновление базы данных поставщиков, истории закупок Поставщик внешний Сформированная электронная и бумажная база данных, и история закупок по поставщикам с копиями контрактов, обновляемая 1 раз в неделю Коммерческий директор
3. Снижение затрат связанных с приобретением сырья Смета затрат (Финансовая дирекция) Коммерческие условия контракта (Поставщик внешний)
Альтернативное сырье (производственная дирекция)
Экономия средств на транспортировку и закупку Коммерческий директор
4. Формирование и контроль объема денежных средств необходимых на оплату планируемых заказов (в соответствии со сметами) Смета затрат (Финансовая дирекция) Заявки на поставку Финансовая дирекция
5. Управление складскими запасами (организация хранения, контроль наличия и прогнозирование остатков сырья тары)  Менеджер отдела снабжения Обеспечение остатков сырья на запланированном уровне, сроков забора товара, график выдачи сырья Коммерческий директор. Цеховые службы
6. Формирование аналитической отчетности оборачиваемости товарно-материальных запасов, размеров запасов Документы и информация собственного подразделения Аналитические отчеты, служебные записки Коммерческий директор Финансовый директор
7. Поиск и оценка поставщиков Интернет, журналы, конференции, история закупок, маркетинговый анализ (Отдел маркетинга) Рекомендации руководству, база данных по поставщикам Коммерческий директор
8. Подготовка и заключение договоров и контрактов Формы договоров (Юрист). Смета затрат (Коммерческий директор) Заключенные договора на поставку сырья Коммерческий директор
9. Контроль исполнения поставок в соответствии с договорными обязательствами Собственная информация Договора исполняются в соответствии со сроками, номенклатурой и требованиями по качеству Коммерческий директор
10. Контроль исполнения платежей Финансовая дирекция Платежи исполняются в соответствии со сроками Коммерческий директор
11. Ведение переговоров с поставщиками (новые контракты, изменение расценок, подготовка рекламаций, изменение сроков платежей) Условия контракта (коммерческий директор) Качество сырья (производственные службы, СМК, службы главного инженера) Минимизация затрат предприятия, увеличений сроков платежей поставщикам Коммерческий директор
12. Организация работы подразделения (распределение функций и рабочего времени специалистов, контроль результатов деятельности) Задачи работы подразделения на период (коммерческий директор), Собственные ресурсы (предложения о поощрение и наказании работников, внесение предложений по работникам и работе смежных подразделений) Выполнение плана работ подразделением и сотрудниками. Отсутствие претензий Коммерческий директор
13. Консультирование руководителей по вопросам снабжения Заявки от руководителей предприятия Отсутствие претензий со стороны руководителей Руководители
14. Соблюдение коммерческой тайны Цены, нормы, прибыль и аналогичная коммерческая информация Отсутствие утечки информации Коммерческий директор
 15. Снижение рисков предприятия Собственная информация. Полномочия выходить с предложениями к вышестоящему руководству Зафиксированное предложение (служебная записка, пункт в отчете) по снижению риска. Исполнительный директор, коммерческий директор

 

Ресурсы персональные
Образование Высшее экономическое, техническое, желательна дополнительная подготовка в области складской и транспортной логистики, технологии ведения переговоров
Опыт работы / стаж Не менее 2-х лет в должности менеджера по закупкам, продажам
 
Компетенции специальные Приоритет Подтверждение
1. Знание рынка поставщиков и номенклатуры сырья А Стаж работы, оценка экспертная (руководитель)
2. Знание форм и порядка ведения договоров в соответствии с правовыми нормами РФ В Оценка экспертная (юрист), отсутствие потерь связанных с неправильным оформлением договоров
3. Знание основ складской и транспортной логистики В Свидетельство об окончании курсов, экспертная оценка (руководитель)
4. Знание приемов и методов экономического расчета основных показателей по снабжению А Диплом/ свидетельство об образовании, экспертная оценка (руководитель)
5. Основы финансового анализа В Диплом/ свидетельство об образовании, экспертная оценка (руководитель)
6. Формы ведения отчетов А Анализ фактических отчетов экспертной оценкой
7. Прогнозирование рисков А Экспертная оценка отчетов (руководитель), Ассесмент-центр
8. Знание ПК (Word. Excel. Access 1C склад, Интернет) и периферии В Экспертная оценка (ИТ, руководитель)
 
Компетенции социальные и управленческие Приоритет Подтверждение
1. Технология ведения переговоров и управления конфликтами А Свидетельство о подготовке, оценка 360, экспертная оценка, тестирование
2. Эффективное руководство и делегирование А Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
3. Управления временем А Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
4. Технология ведения совещаний В Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
5. Технология обучения персонала В Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
 6. Управление по целям А Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
7. Оценка исполнения и персонала А Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
8. Работа в команде В Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
     
Компетенции личностные Приоритет Подтверждение
1. Активность, инициативность А Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
2. Работоспособность А Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
3. Коммуникабельность В Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
4. Клиентоориентированность А Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
5. Аналитические способности В Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
6. Организованность А Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
7. Желание обучаться В Оценка 360, экспертная оценка, тестирование
     
Описание рабочего места
Назначается Генеральным директором, по согласованию с исполнительным и коммерческим директорами
Непосредственный руководитель Коммерческий директор предприятия
В подчинении Менеджер по закупкам, экономист по закупкам
Оборудование ПК, факс, принтер, сканер
График работы 5-дневная рабочая неделя, ненормированный рабочий день
Место работы Офисное помещение, командировки к поставщикам
Ответственность За ненадлежащее выполнение или неисполнение своих задач.
За правонарушения в процессе своей деятельности согласно закона РФ
За причинение материального ущерба – в пределах определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ
За разглашение коммерческой информации
За несоответствующее исполнение обязанностей сотрудниками подчиненного подразделения и нанесение ими материального ущерба


СОГЛАСОВАНО

Коммерческий директор ____________________________ (дата, подпись, расшифровка подписи)
Юрист ____________________________ (дата, подпись, расшифровка подписи)
Начальник ОК ____________________________ (дата, подпись, расшифровка подписи)


ОЗНАКОМЛЕН: _____________________________ (дата, подпись, расшифровка подписи)