ПРИМЕР ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

(Источник: Управление персоналом, 1998, № 7)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел: административный.

1.2. Полное наименование должности: Секретарь-референт.

1.3. Эта должность подчинена и получает приказы, рабочие распоряжения от Генерального директора.

1.4. Дополнительные распоряжения и методические указания секретарь-референт может получить от:

1.4.1. Главного бухгалтера.

1.4.2. Начальников отделов.

Указания этих работников выполняются только в том случае, если они не противоречат указаниям непосредственного руководителя.

1.5. Эта должность дает распоряжения и методические указания всем работникам предприятия по вопросам проверки исполнения документов, представления необходимой информации руководству, а также по всем вопросам, касающимся кадровой политики.

1.5.1. Исполнитель этой должности замещает начальника АХО.

1.6. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

1.7. Признаки закрепления в должности:

1.7.1. Образование - высшее, среднее специальное.

1.7.2. Специальность - желательно экономист, инженер-экономист.

1.7.3. Минимальный рабочий стаж по специальности - 1 год с опытом кадровой работы.

1.7.4. Знание английского языка.

1.7.5. Работник должен владеть следующими вопросами:

1.8. Фиксированный оклад установили внести на основании договора.

1.9. Премирование:

  Виды премии Величина в % Условия получения
1.9.1. За выслугу лет 10 % оклада 2 раза в год
1.9.2. Единовременная На усмотрение администрации За хорошую работу
1.9.3. По итогам года % от прибыли
предприятия за год
Стаж работы на предприятии
не менее 1 года
1.9.4. "За здоровье" 3 минимальных
размера оплаты труда
Отсутствие больничных
бюллетеней в течение года

2. ЦЕЛИ

Руководство предприятия для описываемой должности выдвинуло следующие цели:

2.1. Организационное и документальное обеспечение управленческой деятельности.

2.2. Организация, обеспечение и контроль кадровой политики предприятия.

2.3. Организация и обеспечение оперативной информацией руководства и работников ЗАО.

3. ФУНКЦИИ. ПЕРИОДИЧНОСТЬ И СРОК ВЫПОЛНЕНИЯ

Перечень Периодичность и срок выполнения
Подготовка необходимых документов (приказов, писем, распоряжений и пр.) В течение 1-го рабочего дня
Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение Согласно срокам, указанным в документах
Осуществлять организацию подготовки, принятия решений и доведения их до непосредственных исполнителей Ежедневно
Контролировать качество подготовки, правильность составления документов, представляемых на подпись руководителю В течение часа с момента подачи документов
Согласование и подтверждение документов на подпись руководителю Ежедневно с 8.30 до 9.20
Обеспечивать прием, учет и регистрацию документов Сразу по получении документа
Информационно-справочное обслуживание и хранение документальной информации Ежедневно
Вести прием посетителей, не допускать посетителей к руководству без предварительного звонка и выяснения сути вопроса Ежедневно
Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, переписка) Ежедневно
Оперативно информировать сотрудников о телефонным звонкам (Ф.И.О., должность звонившего, кому адресовано сообщение, суть вопроса, как и когда можно связаться) Сразу при появлении сотрудника, кому адресовано сообщение
Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ По мере возникновения необходимости
Обеспечивать и следить за порядком и организацией рабочего места руководителей Ежедневно с утра и в течение дня
Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документального обеспечения предприятия  
Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия Оперативно, по мере необходимости
Вести регистрацию исходящих междугородных звонков работников предприятия Ежедневно, сразу по окончании
телефонного разговора
Получать выписки о междугородных телефонных переговорах в АО "Сургуттелекомсеть" Ежемесячно, до 5-го числа
следующего за расчетным месяца
Прием и передача офисных помещений под охрану сторожам, с передачей ключей от кабинетов Ежедневно в 8.15 и 17.15
Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение Ежегодно до 01.03
Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия По мере необходимости
Оформлять приказы по личному составу, распоряжения В день подписания руководителем
Оформление личных карточек формы Т2 По мере необходимости
Оформление трудовых книжек По мере необходимости
Выдача трудовых книжек со дня увольнения В течение суток
Оформление трудовых контрактов (договоров) По мере необходимости
Ведение табеля учета рабочего времени Ежедневно
Оформление листов нетрудоспособности работником В день сдачи листа
Оформлять командировочные документы По мере необходимости
Выдача справок о трудовом стаже По требованию
Получение и выдача страховых полисов фирмы  
Подготовка графика отпусков  
Постановка на военный учет военнообязанных Ежегодно до 01.02

4. ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ СВОЕЙ ПОВСЕДНЕВНОЙ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ ВЕДЕТ СЛЕДУЮЩИЕ ЖУРНАЛЫ:

Содержание, цель, форма информации Периодичность составления документации
1. Журнал исходящей и входящей документации По мере надобности
2. Журнал регистрации командировочных удостоверений - " -
3. Журнал регистрации междугородных звонков - " -
4. Табель учета рабочего времени Ежедневно
5. Книгу приказов По мере необходимости
6. Личные карточки работников - " -
7. Книгу (журнал) регистрации работников предприятия (Ф.И.0., адрес, телефон, паспортные данные, состав семьи, дата рождения, приема и увольнения) - " -
8. Журнал приема и сдачи офиса под охрану Ежедневно
9. Табель-календарь на текущий год с указанием знаменательных дат (фирмы, работников, партнеров, заказчиков) Постоянно
10. Журнал регистрации трудовых книжек По мере необходимости

5. ПРАВА

Для выполнения своих обязанностей секретарю-референту предоставлены следующие права:

5.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

5.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

5.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

5.7. Работать с документами, имеющими гриф "КГ" или "Конфиденциально".

5.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5.10. Давать методические рекомендации и требовать от руководства строгого соблюдения кадровой политики, Трудового кодекса РФ.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На данной должности работник несет ответственность за задержку и слабую работу в направлении поставленных целей и за неполное использование предоставленных прав.

6.1. Вашу работу непосредственный руководитель оценивает на основе следующих показателей:

6.1.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

6.1.2. Своевременная регистрация и качественное ведение документации.

6.1.3. Соблюдение нормативных актов и Трудового Кодекса РФ при ведении кадровой работы.

6.1.4. Сохранность документации и соблюдение конфиденциальности информации.

6.1.5. Организация потоков оперативной информации.

6.1.6. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

7. ДОПОЛНЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ

Пункт Новая редакция, изменения Дата Утвердил Ознакомлен
           
           
           
           
           

8. С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН:

Дата Ф.И.О. Подпись