КАКИЕ СОТРУДНИКИ ВАМ НУЖНЫ

(Источник: http://www.dist-cons.ru/modules/study/book8/section1.html)

  1. Какие сотрудники Вам нужны

  2. Виды работ, связанные с Вашим видом бизнеса

  3. Кто что будет делать

  4. Что такое «Должностная инструкция»?

  5. Зачем нужна должностная инструкция?

  6. Производственные и служебные нормативы

  7. Круг должностных полномочий

  8. Конкретные виды работ

  9. Альтернативный подход

  10. Требования, предъявляемые к персоналу

  11. Подведем итоги

1. Какие сотрудники Вам нужны

Ваш персонал должен стать Вашим важнейшим активом. Это потребует определенных денежных затрат.

Вам предстоит определить:

Все это поможет Вам подобрать подходящих сотрудников для выполнения работы.

2. Виды работ, связанные с Вашим видом бизнеса

Необходимо определить, какие именно задачи Вам предстоит решить. В данном случае речь идет не о конкретных должностях и штатном расписании, а о тех видах работ, которые регулярно должны выполняться для развития бизнеса. Открывая магазин, Вы будете:

И это далеко не полный перечень видов работ в магазине. Определив самые необходимые из них, можно перейти к более конкретным вопросам. Имеются в виду:

Работа может выполняться, например, как внутри помещения, так и за его пределами, как в торговом зале, так и в подсобном помещении. Что касается требуемого уровня квалификации, то в зависимости от конкретного вида работы могут использоваться сотрудники с различным уровнем подготовки:

Возможно, Ваш вид бизнеса предполагает использование несколько иной квалификационной шкалы. Частота выполнения какого-нибудь вида работы может быть самой разной: от одного раза в месяц до нескольких раз в день.

 

Вид работы

Место работы

Уровень квалификации

Частота выполнения

подсчет выручки от реализации

помещение дирекции

средний

ежедневно

А теперь приведем пример, связанный с выполнением физической работы.

 

Вид работы

Место работы

Уровень квалификации

Частота выполнения

уборка помещения

торговый зал

квалификация не требуется

два раза в день

 

3. Кто что будет делать

Теперь настало время подумать о конкретных видах работ. Возьмем в качестве примера магазин. Кто будет подсчитывать выручку от реализации?

Кто будет делать уборку в торговом зале?

Кто-то должен делать отмеченные выше виды работ. Если Вы хозяин малого предприятия, вполне возможно, Вам придется выполнять эту работу самостоятельно.

Используя данные предыдущего раздела, постарайтесь заполнить приведенную ниже таблицу. Желательно сгруппировать взаимосвязанные виды работ. Обеспечивает ли каждая группа полную занятость одного Вашего сотрудника? Если нет, может быть, стоит объединить с этой целью несколько связанных между собой групп?

В результате Вы сможете определить круг должностных обязанностей для каждой штатной единицы. Это поможет Вам составить соответствующие должностные инструкции, необходимые для подбора подходящего персонала.

Возможно, некоторые виды работ останутся нераспределенными. Ничего страшного в этом нет. Для выполнения данных видов работ можно пригласить совместителей.

Старайтесь трезво смотреть на вещи. Не следует дробить все виды работ на большое количество групп. Гораздо важнее убедиться в том, что ни один вид работ не упущен из виду.

Определив свое штатное расписание, можно подумать о подборе сотрудников. Если Вы твердо уверены в своей готовности начать подбор персонала, необходимо иметь четко составленные должностные инструкции.

4. Что такое «Должностная инструкция»?

Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания. В должностной инструкции указываются:

Примечание

Должностная инструкция описывает конкретные виды работ, а не индивидуальные требования, предъявляемые к отдельной личности. Некоторые должностные инструкции рассчитаны не на одного, а на несколько сотрудников. Должностная инструкция поможет Вам определить, какой именно сотрудник Вам нужен.

5. Зачем нужна должностная инструкция?

Преимущества должностной инструкции заключаются в следующем:

В то же время должностная инструкция имеет один достаточно серьезный недостаток:

она слишком конкретно описывает должностные обязанности сотрудника, что в результате может привести к конфликтам, связанным с выяснением вопроса «кто что именно должен делать».

Ниже приводится пример одной из должностных инструкций. Обратите внимание на последнюю фразу: «Выполнять прочие поручения».

В результате Вы получаете возможность для маневра и избегаете возникновения описанных выше конфликтных ситуаций.

Прочитав внимательно приведенную ниже должностную инструкцию, постарайтесь затем составить должностную инструкцию, связанную с одной из должностей Вашего штатного расписания.

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Должность: кладовщик

Непосредственный начальник: менеджер И.А.Иванов

Подотчетные должности: нет

ГЛАВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

1. Наладить прием, хранение, а также выдачу или отправку всех видов товаров, находящихся на складе.

2. Управлять складскими погрузочно-разгрузочными механизмами.

ПРИЕМ ТОВАРОВ

1. Проверять качество и количество всех поступающих товаров.

2. Принимать накладные и передавать их в бухгалтерию.

3. Размещать на складе все поступающие товары.

ХРАНЕНИЕ ТОВАРОВ

1. Следить за поддержанием соответствующего уровня товарных запасов и своевременно сообщать о необходимости заказа новой партии товаров.

2. Обеспечивать безопасность хранения товаров (все горючие вещества должны храниться в отдельном, специально предназначенном для этого месте.

ВЫДАЧА ИЛИ ОТПРАВКА ТОВАРОВ

1. Выдавать товары строго в соответствии с заявками, следить за правильным оформлением бланков заявок.

2. Обеспечивать отправку товаров в течение 24 часов с момента получения заказа, следить за соответствующей упаковкой отправляемых товаров

3. Квитанции об отправки товаров своевременно передавать в бухгалтерию, о нехватке товаров на складе своевременно сообщать в отдел сбыта.

 

ОБЩЕЕ

Выполнять прочие поручения менеджера И.А.Иванова, если они не противоречат здравому смыслу и направлены на развитие компании.

6. Производственные и служебные нормативы

Производственные или служебные нормативы необходимо включить в должностную инструкцию.

Они могут иметь количественное выражение. Например:

7. Круг должностных полномочий

В должностной инструкции должен быть раздел, в котором говорится о том, что соискатель может и что не может делать по собственной инициативе.

Так, например, менеджер универмага имеет право:

Чем выше уровень ответственности, тем шире должен быть круг должностных полномочий.

8. Конкретные виды работ

Это самое трудное! Попробуйте составить свой собственный образец должностной инструкции. Можете использовать с этой целью данные, содержащиеся в приведенных выше примерах. Вам следует иметь достаточное количество бланков должностных инструкций для каждой единицы своего штатного расписания.

Заполняя бланки должностных инструкций, постарайтесь не упустить из виду:

Обязательно убедитесь в том, что оставили хотя бы по одному экземпляру каждой должностной инструкции для себя лично.

9. Альтернативный подход

Если Вы занимаетесь бизнесом уже не первый год, можно подготовить должностные инструкции тремя способами.

Наверное, лучше всего — заполнить бланки должностных инструкций при помощи своих сотрудников.

Надеемся, Вы уже определили и описали все виды работ, связанные со своим видом бизнеса. Теперь настало время поговорить о том, что должны представлять собой Ваши будущие сотрудники. Иными словами, речь идет о тех требованиях, которым должен соответствовать Ваш персонал.

10. Требования, предъявляемые к персоналу

Требования, предъявляемые к персоналу, основываются на подготовленных Вами должностных инструкциях.

Эти требования связаны с характером конкретного вида работы, которую предстоит выполнять каждому сотруднику.

Как правило, требования к персоналу касаются:

Вы можете не ограничиться данным перечнем требований. В самом общем виде можно выделить три уровня требований, предъявляемых к персоналу:

Соответствие основным требованиям носит обязательный характер. Без этого не может быть и речи о нормальном выполнении должностных функций данным лицом.

Например, соискатель обязательно должен иметь:

Дополнительные требования призваны обеспечить максимально эффективное выполнение соискателем тех обязанностей, которые указаны в его должностной инструкции.

Нежелательные факторы могут помешать выполнению соискателем своих должностных функций.

Вам предстоит продумать перечень требований, которые Вы будете предъявлять к своим сотрудникам.

Ниже приводится пример заполненного бланка требований к персоналу. Внимательно прочитайте его, а затем попробуйте составить подобный бланк требований к своему персоналу.

 

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРСОНАЛУ

Должность: Продавец (спортивные товары)

Что требуется

Необходимо

Желательно

Нежелательно

Физическое состояние

Должен быть не моложе 18 лет и иметь приятную внешность

Старше 30 лет

Непривлекательный внешний вид

Уровень квалификации

8 классов средней школы

Среднее образование

Без свидетельства об окончании 8 класса средней школы

опыт работы

Опыт работы в сфере торговли

Готовность посещать учебные семинары

 

Общий уровень образования

Средний

Выше среднего

 

Круг основных интересов

Спорт в широком смысле слова

Конкретный вид спорта

 

Личные черты характера

Должен стать органичной составной частью персонала

Способность стать одним из лидеров персонала магазина

Робость и замкнутость

Место жительства

Должен жить не очень далеко от магазина

 

Жить очень далеко, что будет сказываться на работе

11. Подведем итоги

В данной брошюре речь шла о том, как нужно определять свои потребности в персонале и как подготовить должностные инструкции и индивидуальные требования для каждой единицы Вашего штатного расписания.

Кроме того, была подчеркнута необходимость объединения отдельных связанных между собой видов работ в отдельные группы, Ваши сотрудники будут четко знать:

Прочитав данную брошюру, Вы, вероятно, поняли, как следует отбирать сотрудников.

Надеемся, в этом вопросе Вам удастся избежать неприятных сюрпризов. Бизнес не стоит на месте. Из этого следует, что в определенный момент Вам могут потребоваться сотрудники для выполнения совсем других видов работ. В этом случае придется переписать заново старые должностные инструкции. Они всегда должны соответствовать духу времени. На это следует обратить особое внимание при наборе новых сотрудников.

Теперь можно начинать вести записи, связанные с Вашим персоналом. Всегда имейте под рукой дополнительные экземпляры должностных инструкций. Они понадобятся, когда у Вас появятся новые сотрудники. Теперь можно перейти к чтению следующей брошюры под названием «Как составить анкету для отбора Ваших будущих сотрудников». С ее помощью Вы подберете нужных сотрудников.

http://www.dist-cons.ru/modules/study/book8/section1.html#top