Грэхем Х.Т., Беннет Р. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие для вузов / Пер. с англ. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003 (гл. 12. Анализ особенностей работы и квалификационные требования; Приложение 1)

12. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ РАБОТЫ И КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ РАБОТЫ

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

НОРМЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАБОТНИКУ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ПРИМЕР КВАЛИФИКАЦИОННЫХ ТРЕБОВАНИЙ

 

АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ РАБОТЫ

1. Методы анализа

В управлении персоналом очень часто возникает необходимость обобщения и описания характера выполняемой работы т.е. составление должностной инструкции. В дальнейшем следует ее периодически обновлять в соответствии с изменениями, которые претерпевает организация или технология работы. Анализ особенностей работы заключается в ее составлении. Эта работа сопряжена со множеством трудностей, в том числе практических, а также обусловленных отношением работников. Ниже приводятся наиболее важные методы, которые можно использовать при составлении должностной инструкции.

(а) Непосредственное наблюдение — всегда необходимо, но имеет ряд недостатков:

(б) Обсуждение с постоянным работником — почти всегда необходимо, но часто при этом возникают сложности, в основном из-за того, что работник относится с некоторым недоверием к подобной беседе. Он может намеренно преувеличить важность своей работы или при определенных обстоятельствах, наоборот, попытаться преуменьшить ее. Основные проблемы, связанные с подобными интервью, следующие:

(в) Обсуждение с руководителем среднего звена — это также неизбежная составляющая при работе над должностной инструкцией, хотя ее ценность определяется следующим:

(г) Средства и предметы труда — изучение инструментов, рабочих материалов, станков, документов, средств коммуникации дает возможность проверить информацию, полученную другими методами, а также может подсказать, какие еще вопросы относительно работы следует задать.

(д) Материалы прочих исследований — их иногда можно привлечь для подкрепления выводов, например, отчеты об анализе рабочего времени, руководства по обучению, записи об авариях.

(е) «Сделай сам» — такой подход уместен при изучении некоторых видов работ, в течение некоторого времени исследователь лично выполняет изучаемые им должностные обязанности. Однако при этом он должен следить за тем, чтобы его описание не носило слишком субъективного характера и не было переполнено личными впечатлениями, например, если исследователь слабоват в математике, он может непреднамеренно преувеличить сложность выполнения бухгалтерских расчетов.

(ж) Анкеты используются в некоторых случаях, но они весьма ненадежны. От работника требуются письменные ответы на вопросы анкеты, но он может недоверчиво отнестись к анкете, не понять вопроса и потому дать неполный ответ.

(з) Рабочий ежедневник — используется в основном менеджерами и офисными работниками. Целый месяц исполнитель тщательно записывает все свои действия и намеченные в течение дня мероприятия. Затем дневник анализируется на предмет составления должностных обязанностей исполнителя и регулярности их выполнения. Если ежедневник ведется скрупулезно и аккуратно, он может стать весьма полезным источником; но очень часто исполнитель забывает заполнять его в начале рабочего дня и спохватывается только к обеду, лихорадочно вспоминая, что он делал с утра; в этом случае ежедневник даже может ввести исследователя в заблуждение.

Для того чтобы проанализировать должностные обязанности с достаточной степенью точности, необходимо использовать рассмотренные методы в сочетании, при этом каждый метод будет служить проверкой других методов.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2. Определения

Министерство по делам занятости Великобритании недавно опубликовало словарь терминов, относящихся к профессиональной подготовке, из которого почерпнуты следующие определения.

(а) Должностная инструкция (характер выполняемой работы) — развернутое описание целей, сути и пределов работы, конкретных обязанностей по выполнению и границ ответственности исполнителя.

(б) Квалификационные требования — детальное описание физических и интеллектуальных видов деятельности, связанных с выполнением работы, а также, при необходимости, социальных и физических характеристик среды. Квалификационные требования, как правило, формулируются в виде описания поведения исполнителя, т.е. что он делает, какие знания использует при выполнении работы, на основании каких факторов дает оценки и суждения и в чем их смысл.
Развернутое описание — это все, что требуется для общего обсуждения должности (работы). Например, при исследовании комплектации штата в рамках планирования человеческих ресурсов не требуется детальное описание всех видов выполняемых работ.

Должностная инструкция может включать следующие графы:

3. Использование квалификационных требований

Для выполнения некоторых функций кадровой работы требуется детальное описание работ, выполняемых в рамках каждой должности, в том числе для:

Таким образом, для управления персоналом квалификационные требования представляют собой предмет основной важности, хотя они могут использоваться по усмотрению работников кадровой службы. Например, если между руководителем и подчиненными сложились напряженные отношения, последние могут использовать квалификационные требования (если они существуют в компании как официально принятый документ) как оружие самозащиты при отказе от выполнения обязанностей, не соответствующих квалификационным требованиям.

Мало в каких компаниях квалификационные требования остаются неизменными на протяжении длительного периода времени, поскольку частично они отражают организационные потребности (которые имеют тенденцию часто меняться), а частично представляют собой описание работы, выполняемой успешными работниками. По этой причине во многих компаниях предпочитают сохранять конфиденциальность квалификационных требований и предоставляют сотрудникам только копию характеристик выполняемой непосредственно ими работы.

4. Составление квалификационных требований

Для квалификационных требований не существует стандартной структуры и разделов; считается, что их состав и структура могут варьироваться в зависимости от характера и типа работы, например, от того, является ли она физической или умственной, а также от характера организации.

В определении квалификационных требований наиболее важным является то, что они должны отражать реальную деятельность и поведение исполнителя. Например, квалификационные требования в отношении обязанностей могут вводить в заблуждение. Скажем, формулировка типа «Исполнитель несет ответственность за получение и накопление информации из дочерних компаний» может звучать очень внушительно, а между тем он может просто получать на свое имя стандартный перечень статистических данных об объеме продаж и переносить их в аналитическую базу данных.

По возможности квалификационные требования должны показывать, что именно делает исполнитель и при помощи чего. Желательно также хотя бы приблизительно указывать, какая доля рабочего времени уходит на выполнение каждого вида работы или группы работ и насколько часто требуется выполнение тех или иных обязанностей.

Квалификационные требования должны начинаться с описания характера выполняемой работы (с должностной инструкции), далее должно следовать более детальное описание работы, вероятно, со следующими подзаголовками:

Для целей аттестации и обучения персонала следует также включить нормативы выполнения работы (нормы производительности), о чем подробнее сказано ниже. Пример квалификационных требований для физической работы приведен в приложении 1.

НОРМЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ

5. Назначение

В некоторых случаях необходимо заранее оговорить количество или качество выполняемой работы, которыми следует руководствоваться исполнителю. Как уже отмечалось, наиболее часто нормы производительности используются при аттестации или подготовке персонала. Оценка работника по окончании процесса обучения или во время нормальной работы требует наличия четких критериев, с которыми сопоставляются фактические показатели работника. Нормы производительности нужны и для некоторых систем оплаты труда.

Нормативы компетентности

Нормативы компетентности — это указание на то, что должен уметь делать исполнитель в конкретных рабочих ситуациях. В понятие компетентности обычно включается способность и готовность выполнять определенные задачи и переносить знания и мастерство с исполнения одного типа работы на другие. Личная компетентность — это индивидуальные характеристики, которые работники проявляют при выполнении работы, например, умение руководить или хорошие коммуникационные способности. Служебная компетентность — это уровень результативности и эффективности действий, которые следует продемонстрировать при выполнении работы.

6. Установление нормативов

Наиболее легко устанавливать нормы производительности, если речь идет о физическом труде. Можно установить норму выработки деталей (продуктов), количество заполненных за рабочий день документов или сделанных телефонных звонков в рамках сбытовой деятельности. Если работа представляет собой не один вид деятельности или вариации одного вида деятельности, например, если в течение рабочего дня изготовляются детали не одного, а нескольких типов, или абоненты, которым предназначены телефонные звонки по прямым продажам, рассредоточены по территории всей страны, то установление норм производительности, выраженных в количестве производимых действий, может только ввести в заблуждение. Норма производительности должна также предусматривать и определенный уровень качества выполняемой работы.

Таким образом, во многих случаях установить нормы производительности гораздо труднее, чем может представляться на первый взгляд. Норматив выработки, предусматривающий выполнение целого набора рабочих операций, может относиться к гораздо более длительному периоду, чем один рабочий день; в него может также включаться субъективное суждение, например формулировка «удовлетворительно выполняет работу». Чтобы преодолеть подобные трудности, иногда представляется целесообразным выбрать из всего множества выполняемых работником операций несколько, и именно тех, которые должны быть выполнены на должном качественном уровне, чтобы вся работа считалась бы исполненной удовлетворительно. В результате тщательного анализа работы можно выявить эти несколько «показательных» операций или ключевых моментов, на которые можно установить нормативы, выражаемые в поддающемся учету поведении исполнителя.

7. Нормативы для менеджеров и руководителей среднего звена

Установление норм производительности для менеджеров и руководителей среднего звена достаточно трудная задача, поскольку их работа чрезвычайно разнообразна и требует в основном интеллектуальных, а не физических усилий.

В некоторых случаях, однако, в их работе могут быть очевидные цели, например, менеджер по продажам должен достичь определенного минимального объема продаж, или руководитель среднего звена должен обеспечить время ожидания клиента в своем отделе ниже установленной продолжительности. Критерии подобного типа, которые аналогичны ключевым моментам или показательным операциям, описанным выше, особенно полезны, когда могут быть объективно оценены и находятся в пределах контроля того, кто осуществляет эту работу. Так, поставленная перед руководителем цель «обеспечить удовлетворительные трудовые отношения в пределах своего отдела» не имеет смысла, во-первых, из-за субъективности интерпретации понятия «удовлетворительные», а во-вторых, из-за того, что качество трудовых отношений зависит от множества факторов, находящихся вне пределов контроля руководителя среднего звена.

Часто утверждают, что тщательный анализ в сочетании с изобретательностью могут показать, что любая работа содержит элементы, для которых можно установить измеримые показателями поведения нормы производительности; на этом предположении основываются также некоторые подходы к обучению и аттестации персонала.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАБОТНИКУ

8. Определение

В соответствии с глоссарием Министерства по вопросам занятости Великобритании понятие «персональные требования к работнику» представляет собой интерпретацию квалификационных требований в отношении наличия у работника персональных качеств, необходимых и достаточных для выполнения этой работы. Прежде всего персональные требования наиболее широко используются в процессе привлечения персонала, отбора и карьерного продвижения в рамках общего процесса использования работника, т.е. поиска наиболее подходящего индивидуума для выполнения данной работы. Персональные требования представляют собой перечень желаемых качеств, на наличие которые проверяется претендент на вакансию; в некоторых случаях представляется возможным предложить претендентам пройти тестирование на выявление способностей и умений, чтобы вынести точное суждение о претенденте.

Для удобства составления и пользования, а также для того, чтобы не пропустить ни одного важного соображения, для составления персональных требований к работнику сейчас на практике принято использовать стандартный перечень разделов. Эти разделы часто соответствуют разделам, в соответствии с которыми проводится собеседование с кандидатом на вакантное место, например, план из семи пунктов или пятиступенчатая система градации, что позволяет быстрее и надежнее оценить претендента на место относительно предъявляемых к работнику требований (см. п. 16.6).

Персональные требования к работнику всегда должны основываться на квалификационных требованиях, каждый пункт должен подтверждаться свидетельством, проистекающим из анализа работы. Фразы типа «обладает выдающимися способностями к проявлению инициативы», которые иногда можно встретить в персональных требованиях к работнику, не только туманны по смыслу, но часто не имеют никакого отношения к фактическим требованиям, предъявляемым к исполнителю работы. Персональные требования должны относиться к реальному человеку, который способен адекватно выполнить работу, а не предполагать недостижимый идеал.

9. Адаптация работы к работнику

Нереально рассчитывать на то, что можно найти кандидата на должность, который будет точно соответствовать персональным требованиям или может достичь полного соответствия в результате обучения. Очень часто после соответствующего анализа содержание работы корректируется исполнителем, иногда сразу и намеренно, иногда постепенно и неосознанно, чтобы соответствовать его способностям, личности и опыту. В любом случае анализ работы никогда не даст полностью надежного результата, а квалификационные и персональные требования к работнику всегда следует трактовать гибко.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИМЕР КВАЛИФИКАЦИОННЫХ ТРЕБОВАНИЙ

Описание работы

Оператор бетономешалки

XYZ-Pre-cast Concrete Ltd

Осуществляет процесс смешивания бетона, который практически полностью автоматизирован, но требует периодической проверки, чтобы убедиться, что бетономешалка функционирует правильно.

В случае необходимости вручную добавляет цветные добавки, чтобы получить порции окрашенного бетона.

В конце каждой рабочей смены проводит очистку внутренней поверхности бетономешалки.

Ведет учетные записи производства порций окрашенного бетона (учет производства порций бесцветного бетона осуществляется автоматически).

Подчиняется мастеру предприятия.

Не подчинен ни одному из других операторов.

Квалификационные требования

Основные должностные обязанности

Обязанностью оператора является производство бетона удовлетворительного качества и регулярная чистка оборудования. За рабочую смену должно быть произведено 120 порций бетона, в том числе при необходимости цветного бетона. Оператор должен быть готов скорректировать или остановить процесс смешивания вручную, если становится очевидным, что производимая смесь не отвечает требованиям качества или в случае механических или электрических сбоев оборудования.

Ежедневные обязанности

Начинает работу с операционной проверки оборудования.

Проводя наблюдение за контрольной панелью оборудования и внешним видом смеси, определяет, правильно ли протекает процесс или требуется корректировка процесса смешивания вручную.

Получив соответствующие инструкции своего непосредственного начальника (мастера), производит окрашенные порции бетона путем добавления цветных присадок из маленьких пакетов с указанным весом. Ежедневно заносит данные о производстве порций бетона в учетный журнал.

В последний час рабочей смены производит очистку оборудования.

Обучение (с отрывом от основного места работы под руководством опытного оператора длится две недели. Оператор должен приступить к самостоятельной работе через четыре недели.

К оператору не предъявляется каких-либо особенных физических требований за исключением того, что при очистке оборудования требуется наклоняться и вытягиваться.

Разовые, время от времени выполняемые обязанности

В период ежегодного планового капитального ремонта предприятия в течение недели помогает очищать и демонтировать оборудования. Иногда в случае необходимости может выполнять общие трудовые обязанности, например, сгребать снег.

Условия работы

Около контрольной панели бетономешалки имеется сиденье, но оператору часто приходится стоять или делать несколько шагов, чтобы проверять качество смеси или производить окрашенную смесь.

В зимнее время рабочая зона обогревается за счет трубы с горячей водой, которая проложена через зону контроля, находящейся в закрытом помещении, но продувается из-за того, что в стенах находятся входные и выходные отверстия для подачи исходных материалов и откачки готовых порций бетона.

Иногда при производстве бетона работа связана с запыленностью, которая становится очень сильной в период чистки оборудования; при этом требуется, чтобы оператор надевал респиратор. В рабочем помещении наблюдаются шум и вибрация умеренного уровня, но она не препятствует общению, потому что оператор получает от мастера инструкции о производстве порций окрашенного бетона в письменном виде.

Рабочее помещение освещено удовлетворительно.

Используемые инструменты и материалы

Необходимые для производства бетона исходные материалы (за исключением цветных добавок) поставляются и учитываются автоматически.

Оператор не использует никаких инструментов, за исключением щеток, скребков и шланга для поливки внутренней части бетономешалки.

Личные контакты

Оператор бетономешалки находится в относительной изоляции, за исключением редких визитов мастера. Со своего рабочего места оператор может через окна видеть операторов, работающих в других частях предприятия.

Нормативы производительности

120 порций бетона в день.
Требуется производство окрашенных смесей.
Удовлетворительное качество бетона.
Не допускается никаких поломок или остановок процесса смешивания из-за плохой очистки оборудования.
Учетные записи о производстве порций окрашенного бетона должны быть стандартными, точными и своевременными.