Пример описания должности, разработки стандартов исполнения и составления плана адаптации (обучения)

(Примеры подготовлены с использованием материалов Питера Э.Лэнда, известного бизнес-консультанта из Монтгомери, США - см.: Питер Э.Лэнд. Менеджмент - искусство управлять: Пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 1995, с. 139-143; http://www.peteland.com/)

1. Пример описания должности "Технический секретарь" (основные разделы)

А. Общие должностные обязанности:

В соответствии с принятыми установками в отделе "Недвижимость" отвечает за все организационные вопросы, связанные с перепродажей собственности, лишенной права выкупа закладной.

Б. Прямые обязанности (Перечисляются в порядке значимости. Число обязанностей при необходимости может быть увеличено).

  Процент отводимого времени:
I. Основная обязанность:

Тщательно вести всю документацию по перепродажам вышеозначенной собственности

75 %

II. Другие обязанности:
Деятельно помогать ответственному секретарю во всех прочих секретарских обязанностях

10 %

Содействовать другим сотрудникам отдела в исполнении их обязанностей и осуществлять связь с прочими отделами, ознакомляя их с необходимой документацией

15 %

(Должностные обязанности включают также представительство, что может не входить в полный перечень.)

В. Знания, навыки и опыт (Указывается абсолютно необходимое для данной должности). Указывается продолжительность обучения (годы) и/или опыт, требуемым для данной должности.

Знания и умения в области бизнеса, канцелярской и секретарской работы, в особенности всего, что касается телефонных переговоров. Требуется, по крайней мере, один год опыта работы с ипотечными и кредитными компаниями; умение работать с клиентами, потерпевшими неудачу, и разрешать возникающие между клиентами и компанией проблемы.

Образование: полное среднее, со специализацией в области бизнеса и канцелярской работы, включая владение компьютером и телефонной связью. Одногодичный опыт работы с недвижимостью или в ипотечной компании.

Г. Другие необходимые внутренние и внешние связи; уровень контактов:

Внутренние связи - с бухгалтерией, юридическим отделом и кредитным отделом;

Внешние связи - с юристами, налоговыми инспекторами, экспертными и коммунальными службами.

Д. Рабочие показатели (Указывается вид и количество продаж, суммы текущего бюджета, депозитные обязательства и прочее за год).

Эти обязанности помогают повысить продуктивность отдела "недвижимость" и всей организации в целом. Особое внимание следует уделять заполнению счета клиента. Если номер указан неправильно, начисление может быть выполнено на другой (неверный) счет или сумма ошибочно выплачена другому клиенту. В результате неумелых телефонных переговоров может не состояться продажа дома подходящему клиенту или компания потеряет возможность осуществить удачную сделку.

Е. Решение проблем (Выявление, определение и решение текущих проблем: степень участия в их решении. Примеры).

Следить за тем, чтобы все перепродажи были правильно зарегистрированы в книгах учета. Проявлять собранность и работоспособность в стрессовых ситуациях.

Ж. Способность к правильным оценкам (Укажите степень осмотрительности и рассудительности, необходимые в сложных случаях. Примеры).

Решать, знакомить ли руководство отдела "недвижимость" и другие отделы для вынесения окончательных заключений.

2. Пример определения стандартов исполнения на должности "Технический секретарь"

Основные обязанности (См. Описание работы, пункт Б и Нормативы по обучению рабочим навыкам, раздел VI) Стандарты исполнения
1. Тщательно вести документацию по перепродаже собственности, лишенной права выкупа закладной.

А. Перепродажа должна быть зарегистрирована не позднее двух рабочих дней по получении запродажных документов.

Б. Невостребованные документы должны быть внесены в общий реестр не позднее трех рабочих дней.

В. Погрешности в неденежных статьях не должны превышать 1%.

Г. Юридические и/или денежные статьи должны имен, 100%-ную точность.

Д. Счета по коммунальным расходам должны быть обработаны в течение двух рабочих дней.

Е. Сообщения о продажах должны быть отправлены (заинтересованным лицам в день поступления.

Ж. После запроса клиента о титуле (праве на имущество) операция должна быть начата в течение пяти рабочих дней.

3. Сделка должна быть завершена в течение шести недель по получении документации от клиента.

И. Ежемесячные отчеты должны быть завершены в течение двух рабочих дней по получении банковских расчетных документов.

2. Деятельно выполнять любое задание, полученное от ответственного секретаря А. Следует приступать к выполнению любого такого задания в течение суток.
3. Осуществлять эффективную связь с соответствующими организациями (запросы, информация). А. Проявлять полную готовность своевременно запрашивать и передавать по назначению всю необходимую информацию.

3. Пример формы плана обучения (адаптации) на должности "Технический секретарь" (основные разделы)

Стажировка начинается сразу по окончании ознакомления с прямыми служебными обязанностями. Если сотрудник переведен из другого отдела, фиксируется только обучение навыкам применительно к обязанностям, выполняемым в новой должности.

  Дата завер- шения Под- пись инстру- ктора Под- пись обуча- емого

I. Знания в данной области

II. Знания, необходимые для работы в данной организации

III. Знания и навыки, необходимые для работы в данном отделе

А. Первое знакомство

Б. Основные функции отдела

В. Структура отдела и оснащение

Г. Технические средства, оборудование

    1. Техника безопасности (при пожаре, взрыве, несчастном случае и пр.)

    2. Охранная сигнализация

    3. Форма одежды

    4. Телефонная связь, коды

Д. Обязанности компании по отношению к сотруднику

    1. Поощрение за добросовестный труд

    2. Повышение квалификации

    3. Помощь в случае необходимости

    4. Знайте: ваш начальник обязан передать но назначению ваши рекомендации: разговор с начальником должен дать соответствующий результат

IY. Усвоение требуемых навыков

А. Система телефонов

Б. Компьютер

В. Копировальный аппарат

Г. Факс

Д. Сканер

Е. Принтер

Ж. Калькулятор

Y. Представление следующим сотрудникам

Внутри отдела:

А. Юрисконсульту _________

Б. Бухгалтеру _________

В. Агенту по кредитам _________

Вне отдела:

Г. Адвокату _________

Д. Налоговому инспектору _________

Е. Представителям коммунальных предприятий _____

YI. Продемонстрировано умение:

А. Оформлять должным образом документацию по перепродаже собственности, лишённой прав выкупа закладной

Б. Содействовать ответственному секретарю в исполнении его обязанностей

В. Направлять соответствующие запросы в другие организации и инстанции по делам, требующим консультации или помощи

Г. ...................