Стредвик Дж. Управление персоналом в малом бизнесе.- СПб.: Издательский Дом "Нева", 2003 (2.3. Подробная характеристика вакансии, с. 40-44)

ПОДРОБНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ВАКАНСИИ

Существенным для характеристики вакансии является описание труда — установление, какие действия и цели составляют содержание труда, и персональные требования к специализации, компетентности и личным свойствам, которыми должен обладать соискатель для достижения успеха в работе.

Описание работы может быть облечено в одну из двух основных форм, в зависимости от того, на чем акцентируется внимание - на выполнении определенной задачи или на ответственности. Ниже даны примеры того и другого.

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ, ОРИЕНТИРОВАННОЙ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧИ

Название работы: секретарь в отделе продаж
Отчитывается перед: менеджером отдела продаж
Месторасположение: головной офис
График: полный рабочий день

ХАРАКТЕРИСТИКА ДОЛЖНОСТИ
Выполнение обязанностей секретаря, в том числе составление на компьютере писем и отчетов о продажах, работа на телефоне, составление файлов, прием гостей и помощь общего характера при проведении деловых встреч.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1. Составлять отчеты о продажах на основании информации, поступающей от региональных отделов продаж.
2. Составлять на компьютере письма, циркуляры и т.д. для менеджеров по продажам и супервайзеров.
3. Вести электронную почту персонала, занятого в сфере продаж.
4. Вести телефонные переговоры относительно отчетности о продажах и по вопросам получения комиссионных.
5. Составлять файлы документов, писем, отчетов и т.п. для отдела.
6. Содействовать в проведении конференций и еженедельных собраний, проявляя радушие и гостеприимство.
7. Вести протоколы собраний отдела продаж и помогать в проведении любых мероприятий во время этих собраний соответствующим менеджерам.
8. Осуществлять прочие необходимые действия, связанные с отделом продаж.

 

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ, СВЯЗАННОЙ С ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

Название работы: помощник главного библиотекаря
Отчитывается перед: главным библиотекарем
Место работы: главная библиотека
График: 38 часов в неделю, скользящий график

ОСНОВНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
За выполнение в библиотеке процедур, связанных с заказом литературы, ведением каталогов и выдачей книг — своевременно и в пределах установленного бюджета.

ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ (ВЫДЕРЖКИ)
1. Заказ книг. Размещать заказы на книги по мере поступления, проверять своевременность их возврата, заполнять сертификат и передавать всю документацию главному библиотекарю для санкционирования оплаты в течение трех дней.
2. Ведение каталогов. Обеспечивать правильный учет поступающих книг и их размещение на полках в течение восьми рабочих дней.
3. Выдача книг. Принимать заявки на книги, следить за своевременным возвратом всех выданных книг. Отслеживать все задержки возврата книг, превышающие два дня, аккуратно фиксировать их перемещения.


Из этих двух форм более предпочтительна та, которая ориентирована на ответственность. Хотя то, чем заняты служащие на своем рабочем месте, безусловно, важно, главное - рамки их ответственности и конечная цель. Не забывайте, что описание работы - один из первых подробных источников информации для соискателя, поэтому стоит четко обозначить обязанности на самом раннем этапе.

Нет необходимости включать в описание все нюансы или методично вносить поправки по мере их поступления, поскольку описание, само по себе, не является юридическим документом. Оно лишь дает представление о создаваемой трудовым договором системе отношений, и компания вправе ожидать от работников выполнения любой (в рамках здравого смысла) работы, помимо приводимой в описании. Однако, чем меньше расхождений между реальной работой и ее описанием, тем больше взаимное доверие, к тому же это просто хороший тон и конечно же, при возникновении вакансии следует вносить в описание необходимые изменения. Они могут сыграть свою роль и в том случае, когда работник предъявляет компании иск через суд. Наконец, они полезны в процессе управления и при определении задач обучения — оба этих момента будут рассмотрены в следующих двух главах.

На этой стадии вам требуется разъяснить условия работы, включая зарплату, расписание, порядок предоставления отпусков и дополнительных выплат. Следует избегать подхода: "Посмотрим, какую зарплату хочет получить лучший из соискателей". Это приведет к путанице в системе выплат, да и чревато дискриминацией. Дальнейшее обсуждение вопросов, связанных с зарплатой, продолжается в главе 5.

Персональные требования информируют кандидата о чертах характера и качествах, необходимых для работы. Они служат для самоотбора, уменьшения количества неподходящих кандидатов. Далее мы убедимся, что они существенны при составлении предварительных списков, в которых качества кандидатов могут быть сопоставлены с требующимися, чтобы посмотреть, кто является наиболее предпочтительным при проведении следующей стадии подбора. Без четко определенных персональных требований отсев соискателей становится излишне субъективным и пристрастным.

До того как законодатели обратили особое внимание на вопросы равных возможностей, персональные требования обычно включали такие факторы, как "физические параметры", "интересы" и "социальное положение". Ныне в этом могут усмотреть дискриминацию. Попытки отбора, исходя из готовности кандидата сменить место жительства или работать сверхурочно, привели в последнее время к ряду судебных исков, выигранных кандидатами-женщинами, а большинство требований к физическим кондициям (рост или вес) ныне под запретом.

В наши дни персональные требования должны предъявлять к квалификации, опыту работы, навыкам и компетенции, которые компания считает необходимыми для успешной работы. Типичный пример таких требований приведен в табл. 2.1.

Таблица 2.1.

Персональные требования. Должность — менеджер регионального отделения агентства по найму на работу

Требования Необходимо Желательно
Образование и квалификация — высшее, уровень А (отличник) — хорошие оценки по английскому языку и математике
Опыт работы — два-три года на низшей административной должности в сфере обслуживания или продаж — опыт работы в агентстве
— опыт продаж
— опыт работы менеджером
Способности — хорошие навыки устного общения
— управленческие навыки
— аналитические навыки
— навыки в планировании и организации
— компьютерная грамотность
— хорошие навыки письменного общения и математические навыки
— хорошая деловая хватка
Мотивация — внутренняя мотивация к работе
— соревновательный дух
— ориентированность на конечный результат
— готовность инвестировать в развитие персонала
— стремление сделать карьеру
— амбициозность
Черты характера — умение держаться и вести себя в любых ситуациях
— умение слушать и сопереживать (эмпатия)
— умение убеждать
— умение действовать в жестких обстоятельствах
— адаптивность
— креативность, инновационный дух
— дипломатичность
— способность направлять и контролировать людей