Методика анализа работы с использованием опросного листа

Предлагаемые методические рекомендации позволяют провести анализ работы бесконтактным методом. Это бывает оправдано, когда человек, занимающий интересующую нас должность, не имеет возможность выделить один-два часа для участия в собеседовании. Бесконтактный анализ работы целесообразен, если рабочее место недоступно из-за его отдаленности. Преимуществом рассматриваемого метода анализа является возможность получения большого объема данных от нескольких человек, выполняющих аналогичную работу.

Методические рекомендации подготовлены с использованием работ российских и зарубежных авторов: 

1. Подготовка к сбору материалов с помощью опросного листа

Подготовка к анализу работы с использованием опросного листа во многом совпадает с содержанием подготовки к собеседованию. В частности, до выдачи опросного листа работнику (работникам) рекомендуется выполнить ряд мероприятий:

1. Изучение методологии анализа работы и используемого метода исследования;

2. Предварительное ознакомление с исследуемой работой;

3. Правильный выбор людей для проведения опроса;

4. Введение в анкетирование.

Последнее мероприятие заслуживает подробного рассмотрения. Дело в том, что подавляющее большинство работников относится к опросам негативно. Справедливо считается, что опросы отнимают время у работников. Сказывается и то, что во всех инициативах, исходящих от высокого начальства, работники как правило видят желание повысить отдачу от подчиненных. Поэтому при использовании опросных листов очень велика роль преамбулы к вопроснику, то есть ОБРАЩЕНИЯ к тому, кто получит опросной лист в руки. Один вариантов обращения приведен ниже.

Уважаемый ___________________________________

Как Вы знаете, на работу такой же должности, как и Ваша, образовалась вакансия, и мы собираемся приступить к процессу набора кадров. Безусловно, мы хотим убедиться в том, что тот человек, которого мы назначили, обладает теми навыками, которые необходимы для выполнения данной работы. Опросной лист, который мы просим Вас заполнить, является одним из способов, с помощью которого мы надеемся получить более ясное представление о том, что входит в данную работу.

Хотелось бы подчеркнуть, что мы не оцениваем качество Вашей работы, и это никакой не тест. Кроме того, здесь не может быть ни правильных, ни неправильных ответов. Все сведения, которые Вы даете, абсолютно конфиденциальны.

Из опыта известно, что даже самое проникновенное обращение не гарантирует полного заполнения опросного листа и качественных ответов. Здесь важно иметь в союзниках непосредственных руководителей тех людей, от которых мы планируем получить заполненные опросные листы. Как правило, эти руководители лучше других знают интересы и слабости подчиненных и поэтому могут найти индивидуальный подход к каждому. Эти руководители лучше знают, в какое время лучше раздать людям опросные листы. Можно утверждать также, что 90% подчиненных либо испытывают уважение к своим руководителям, либо боятся их. И в том и другом случае просьба или приказание непосредственного руководителя о заполнении опросных листов будут выполнены.

2. Опросный лист № 1 для анализа работы

К приведенным ниже вопросам необходимо подходить избирательно, с учетом специфики фирмы.

Должность ___________________________________
Код должности (если есть) _____________________
Отдел _______________________________________
Должность руководителя _______________________
Дата заполнения ______________________________

1. Основная цель (задача) Вашей работы? __________________________________

2. Если у Вас есть подчиненные, перечислите должности подчиненных  _______

3. Если у Вас есть подчиненные, отметьте, пожалуйста, те виды деятельности, которые в наибольшей степени требуют Вашего внимания и которые вы рассматриваете как наиболее важные ________________

4. Опишете, какими должны быть результаты Вашей работы (поставьте "галочку" в соответствующей клетке):

[ ] Подбор кадров

[ ] Продвижение

[ ] Консультирование, разъяснение того, как должна быть выполнена работа 

[ ] Обучение подчиненных 

[ ] Увольнение

[ ] Контроль за работой подчиненных

[ ] Постановка задач перед подчиненными

[ ] Помощь подчиненным в решении вопросов

[ ] Составление бюджетов

[ ] Составление графиков, планов работ

[ ] Указания, распоряжения 

[ ] Развитие работников

[ ] Дисциплина

[ ] Оценка рабочих показателей подчиненных

[ ] Другое (указать) ____________________________________________


5. Рабочие обязанности. Пожалуйста, опишите кратко, ЧТО вы делаете и, если возможно, КАК вы делаете это, рассматривая те обязанности, которые вы считаете самыми важными и/или самыми трудными.

(а) Ежедневные обязанности ______________________________________________

(б) Периодические обязанности (отметьте, пожалуйста, периодичность: еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и т.д.) ________________________________________

(в) Обязанности, исполняемые с нерегулярными интервалами ___________________

6. Образование. Отметьте, пожалуйста, клетку, соответствующую необходимому уровню требований профессии к образованию (но не Ваш образовательный уровень):
[ ] Не требуется никакого формального образования
[ ] Неполное среднее образование
[ ] Среднее образование
[ ] Среднее специальное
[ ] Незаконченное высшее
[ ] Высшее образование
[ ] Ученая степень или специальная лицензия

7. Опыт. Отметьте, пожалуйста, клетку, соответствующую тому опыту, который необходим для выполнения Вашей работы:
[ ] Не требуется никакого 
[ ] Менее месяца
[ ] От 1 до 6 месяцев 
[ ] От 6 месяцев до года
[ ] От 1 до 3 лет
[ ] От 3 до 5 лет
[ ] От 5 до 10 лет
[ ] Более 10 лет

8. Навыки. Перечислите, пожалуйста, только те навыки, которые необходимы для выполнения Вашей работы (например, аккуратность, внимание, точность, умение работать,, используя определенное оборудование, инструменты, методы, технологии. Напишите, какие) _______________________________________________________

9. Оборудование. Требует ли Ваша работа использования какого - либо оборудования?
Да _____ Нет _____

Если да, то напишите, какое оборудование и отметьте, как часто Вы его используете:

Оборудование Как часто используется 

(Редко, Иногда, Часто)

(1)  
(2)  
(3)  
(4)  

10. Физические требования. Отметьте, пожалуйста, те физические требования, которые предъявляет работа к Вам, и как часто:

Физические требования Как часто 

(Редко, Иногда, Часто)

[ ] Работа с тяжестями  
[ ] Неудобная поза  
[ ] Высокая интенсивность труда  
[ ] Исключительные требования к органам чувств (зрение, ( слух, осязание, обоняние, речь)  
[ ] Работа, связанная с вибрациями  
[ ] Другое _______________________  

13. Эмоциональные требования. Отметьте, пожалуйста, те эмоциональные требования, которые предъявляет ваша работа, и как часто они возникают:

Эмоциональные требования Как часто 

(Редко, Иногда, Часто)

[ ] Общение с представителями других организаций  
[ ] Общение с клиентами  
[ ] Непосредственное руководство подчиненными  
[ ] Сжатые сроки  
[ ] Неритмичная работа  
[ ] Работа в изоляции от других  
[ ] Общение с вышестоящим руководством  
[ ] Другое _______________________  

14. Условия работы. Отметьте, пожалуйста те условия, в которых проходит ваша работа и укажите, как часто они присутствуют:

Условия работы Как часто 

(Редко, Иногда, Часто)

[ ] Пыль  
[ ] Недостаточная освещенность  
[ ] Высокая температура  
[ ] Низкая температура  
[ ] Неприятный запах  
[ ] Шум  
[ ] Высокая влажность  
[ ] Вибрации  
[ ] Другое _______________________  

15. Здоровье и безопасность. Из следующих физических факторов, влияющих на здоровье, выберите те условия, в которых вам приходится работать и отметьте, как часто они воздействуют.

Физические факторы Как часто 

(Редко, Иногда, Часто)

[ ] Высоко расположенное рабочее место  
[ ] Радиация  
[ ] Опасность механических травм  
[ ] Движущиеся объекты  
[ ] Взрывчатые вещества  
[ ] Опасность электротравм  
[ ] Опасность возгорания  
[ ] Другое _______________________  

3. Опросный лист № 2 для анализа работы

Опросный лист № 2 более приемлем для анализа не структурированных работ. Он состоит главным образом из "открытых" вопросов (таких, как "опишите Ваши основные обязанности на рабочем месте"), а также нескольких закрытых вопросов (касающихся, например, требуемого опыта работы). Студент выбирает конкретную форму с учетом особенностей анализируемой должности.

(Источник: Десслер Г. Управление персоналом / Пер. с англ. - М.: "Издательство БИНОМ", 1997, с. 62-65)

ФАМИЛИЯ

НАЗВАНИЕ РАБОТЫ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

НОМЕР РАБОТЫ

ФИО РУКОВОДИТЕЛЯ

ДОЛЖНОСТЬ

1. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ: Кратко опишите своими словами Ваши основные обязанности. Если Вы отвечаете за заполнение отчетов/протоколов, то заполните раздел 8.

____________________________________________________________________________

2. СПЕЦИАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ: Укажите все лицензии, разрешения, сертификаты и т, д., необходимые для выполнения Ваших должностных обязанностей.

____________________________________________________________________________

3. ОБОРУДОВАНИЕ: Перечислите все оборудование, машины или инструменты (например, печатная машинка, калькулятор, автотранспортное средство, дрели, прессы и т, д.), с которым Вы должны работать в силу Ваших должностных обязанностей.

Оборудование Среднее количество часов работы в неделю
   

4. РЕГУЛЯРНО ВЫПОЛНЯЕМЫЕ ОБЯЗАННОСТИ: Дайте общее описание должностных обязанностей, которые Вы регулярно выполняете. Пожалуйста, изложите данные обязанности в порядке убывания значимости и процента затрачиваемого на них времени в месяц. Укажите так много обязанностей, как это возможно, в случае необходимости приложите дополнительные листы,

____________________________________________________________________________

5. КОНТАКТЫ: Требует ли Ваша работа каких-либо контактов с персоналом других департаментов (отделов), внешних организаций или агентств. Если да, пожалуйста, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и частоту их возникновения.

____________________________________________________________________________

6. РУКОВОДСТВО: Входит ли в Ваши должностные обязанности деятельность, связанная с руководством, подчиненными? ( ) Да ( ) Нет. Если Да, пожалуйста, заполните дополнительный опросный лист для анализа рабочего места руководящих работников и приложите его к данной форме. Если Вы отвечаете за работу других, но при этом не осуществляете непосредственное руководство ими, пожалуйста, объясните.

____________________________________________________________________________

7. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ: Пожалуйста, опишите, какие решения Вы принимаете при выполнении Ваших регулярных обязанностей.

____________________________________________________________________________

Каковы будут вероятные последствия, если Вы (а) примете неправильное решение или сделаете неправильный вывод или (б) неправильное действие?

____________________________________________________________________________

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ ЗАПИСЕЙ: Перечислите отчеты или дела, которые Вы должны подготавливать или вести. Укажите в общем, для кого эти отчеты предназначены.

____________________________________________________________________________

9. ЧАСТОТА УПРАВЛЕНИЯ: Как часто Вы должны консультироваться с Вашим непосредственным начальником или другим работником компании при принятии решений или определении правильного направления действий?

( ) Часто

( ) Иногда

( ) Редко

( ) Никогда

10. УСЛОВИЯ РАБОТЫ: Пожалуйста, опишите условия, в которых Вы работаете: в помещении, вне помещения, зона кондиционированного воздуха и т. д. Укажите все вредные и необычные условия работы,

____________________________________________________________________________

11. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ ДАННОЙ РАБОТОЙ: Пожалуйста, укажите, какие, по Вашему мнению, необходимы минимальные требования для того чтобы удовлетворительно выполнять Вашу работу.

(а) Образование:

Минимальное количество оконченных учебных классов в школе.

Количество лет

Специализированное или общее

(б) Опыт:

Тип

Количество лет

(в) Специальное обучение:

Тип

Количество лет

(г) Специальные навыки

Умение печатать: _______ слов в мин.

Умение водить машину.

Прочее:

____________________________________________________________________________

12. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Пожалуйста, приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по Вашему мнению, могла бы оказаться важной при описании Вашей должности.

____________________________________________________________________________

4. Документальное оформление результатов опроса

Ответы на поставленные вопросы следует записывать на формах, разработанных для документального оформления результатов собеседования. Результаты опроса представляются без указания тех вариантов ответов, которые оказались не характерными для данной работы. Если в ходе опроса были получены ответы от нескольких респондентов, то полученная информация исследуется в соответствии с правилами обработки большого количества наблюдений.

Если в ходе группового опроса получены взаимоисключающие ответы, сбор информации для анализа работы необходимо повторить.