Методика анализа работы с использованием структурированного собеседования

Предлагаемая довольно простая методика проведения анализа работы содержит группы вопросов, которые могут быть переработаны в анкету/вопросник. Простота использования методики предполагает отведение малого количества времени для ее освоения при одновременном получении довольно точных и достоверных сведений о работе за сравнительно короткий промежуток времени. Она не предназначена для замены любого другого, более сложного метода анализа работы, но учитывает, что руководители и другие лица, участвующие в процессе набор и отбора персонала, часто не имеют достаточных навыков или времени для проведения сложного анализа. Она даёт линейным руководителям и работникам службы управления персоналом возможность получать информацию о содержании той или иной работы, а также о тех навыках и способностях, которые необходимы работникам для ее выполнения.

(При подготовке данной методики использовались материалы сайта www.rayter.com и практическое пособие: Кибанов А.Я. Рабочая тетрадь к учебнику "Управление организацией". Раздел 5. "Управление персоналом". - М.: ИНФРА-М, 2000, с. 33-36)

1. Подготовка к структурированному собеседованию для анализа работы

Существующий ряд подготовительных действий, которые должен выполнить аналитик (эксперт) перед проведением собеседования.

1. Изучение методологии анализа работы и используемого метода исследования. Аналитик должен быть знаком с материалом для собеседования, что подразумевает понимание подготовленных вопросов, техники записи ответов и интерпретации результатов.

2. Предварительное ознакомление с исследуемой работой. Знание исследуемой работы необходимо для уточнения списка вопросов, а также для профессионального ведения собеседования. Знание работы также необходимо для последующей обработки огромного объема информации. В идеальном случае нужно также понаблюдать за исполнителями в процессе их работы.

3. Правильный выбор людей для собеседования. Люди, выбранные для собеседования, должны быть хорошими работниками и иметь стаж работы не менее одного года. Если аналитик незнаком с выполняемой работой, то ему может понадобиться помощь их непосредственного руководителя. В идеальном случае по каждой работе должно быть проинтервьюировано не менее двух человек.

4. Введение в собеседование. Иногда интервьюируемые исполнители имеют неправильные представления о целях собеседования. Некоторые из них могут считать его определенной формой оценки качества работы, другие ошибочно принимают его за оценку их самих. Для того, чтобы собеседование было эффективным, эти неправильные представления нужно развеять. Поэтому введение в собеседование должно сделать ясной его цель, и аналитик должен подчеркнуть, что это не оценка качества выполнения работы, тест или что-то еще.

Нужно всегда помнить, что, будучи хотя и специфичным, собеседование для анализа работ представляет собой собеседование, поэтому к нему должны быть применены все принципы хорошей методики собеседования.

Одна из моделей введения представлена ниже. (Предполагается, что аналитик уже представлен исполнителю).

"Как Вы знаете, на работу такой же должности, как и Ваша, образовалась вакансия, и мы собираемся приступить к процессу набора кадров. Безусловно, мы хотим убедиться в том, что тот человек, которого мы назначили, обладает теми навыками, которые необходимы для выполнения данной работы. Эта беседа является одним из способов, с помощью которого мы надеемся получить более ясное представление о том, что входит в данную работу.

Я буду интервьюировать Вас с помощью данного вопросника для анализа работ. Прежде всего мы установим, как Вы видите главную цель Вашей работы. Затем я попрошу Вас назвать основные виды деятельности в Вашей работе. После этого я буду поочередно брать каждый вид деятельности, и мы обсудим их более подробно.

Вместе мы выделим главную обязанность (вид направления деятельности) по ее важности для данной работы и количеству времени, затраченному на ее выполнение.

Для характеристики каждой обязанности (задачи) мы будем пользоваться следующими оценками важности обязанности для данной работы:

- Исключительно важно;

- Очень важно;

- Средняя степень важности;

- Неважно.

Согласитесь, что использование этой шкалы необходимо из-за возможных последствий ошибки при выполнении любой из этих обязанностей (то есть, что может случиться, если конкретная задача вообще не будет выполнена или будет выполнена плохо?)

Также для характеристики каждой обязанности (задачи) мы будем использовать следующую шкалу оценки затрат времени на каждую обязанность:

- Очень значительные затраты времени - более 66% времени;

- Значительные - от 33 до 66% времени;

- Средние - от 10 до 33% времени;

- Небольшие - менее 10% времени.

Эта шкала может вызвать у Вас затруднения, поскольку трудно точно определить количество времени, затрачиваемое на конкретный вид деятельности. Это не имеет большого значения, так как для последующего анализа требуется лишь приблизительная оценка.

Для того, чтобы запомнить Ваши ответы, я буду делать краткие заметки. Беседа будет продолжаться примерно полтора часа. Я должен подчеркнуть, что я не оцениваю качество Вашей работы, и это никакой не тест. Кроме того, здесь не может быть ни правильных, ни неправильных ответов. Все сведения, которые Вы мне даете, абсолютно конфиденциальны. Прежде чем мы начнем, есть ли у Вас какие-либо вопросы, которые Вы хотели бы мне задать?"

2. Вопросник структурированного собеседования для анализа работы

К приведенным ниже вопросам необходимо подходить избирательно, с учетом специфики фирмы.

Место в данной организации

(Определяется место данной работы по отношению к другим работам в этой организации)

 

1. Как называется Ваша должность (работа)?

2. В каком отделе Вы работаете?

3. Какие должности работы непосредственно выше Вашей?

4. Какие должности работы непосредственно ниже Вашей?

 

Главная цель работы

(Общая часть или цель данной работы должна быть выражена в виде нескольких коротких предложений, которые не должны быть слишком сложными, или слишком расплывчатыми)

5. Какой Вы себе представляете главную цель Вашей работы?

Основные виды деятельности (обязанности, направления деятельности)

(Главную цель данной работы нужно разбить на более детальные подчиненные операции)

 

6. Каковы Ваши основные виды деятельности (обязанности, направления деятельности)?

7. Насколько важна каждая из них в Вашей работе?

8. Какую долю своего времени Вы тратите на каждую из них?

            Последующие вопросы задаются по каждому виду деятельности (обязанности, направлению деятельности)

9. Какими инструментами и оборудованием Вы пользуетесь?

10. Для чего Вы используете каждый из них?

11. Насколько они важны в Вашей работе?

12. Как часто Вы ими пользуетесь?

 

13. Какие аспекты Вашей работы требуют физических усилий, то есть переноски, толкания, притягивания?

14. Что Вам приходится делать?

15. Какого рода вес, усилие, давление Вы используете в работе?

16. Как часто Вам приходится делать это?

 

17. Как Вы используете письменные материалы в качестве источников информации, например, записки, отчеты, статьи и т.п.?

18. Для чего Вы их используете?

19. Насколько они важны в Вашей работе?

20. Как часто Вы ими пользуетесь?

 

21. Что Вам приходится писать, например, отчеты, письма, памятные записки?

22. Кому Вы обычно пишете?

23. Каково обычно содержание этой письменной работы?

24. Как Вы решаете, что Вы должны писать?

25. Как часто Вам приходится их писать?

 

26. Какими материалами Вы пользуетесь, включая рисунки, таблицы с числами и т.д.?

27. Для чего Вы их используете?

28. Насколько они важны в Вашей работе?

29. Как часто Вы их используете?

 

30. Какие расчеты Вам приходится выполнять?

31. Для чего Вам приходится их делать?

32. Какой Вам требуется самый высокий уровень математических знаний (например, работа с десятичными и простыми дробями, алгебра и т.д.)?

33. Как часто Вы работаете с цифрами?

 

34. Пользуетесь ли Вы в своей работе графиками, рисунками или графическими материалами?

35. Для чего Вы их используете?

36. Насколько они Важны?

37. Как часто Вы их используете?

 

38. Приходилось ли Вам когда-нибудь составлять карты, схемы, диаграммы и т.п.?

39. По каким причинам?

40. Как часто Вы это делаете?

 

41. Какие аспекты Вашей работы, если таковые имеются, требуют от Вас точности или аккуратности в работе?

42. Каковы были бы последствия, если бы Вы были не точны или неаккуратны в этих областях?

 

43. Какие другие источники информации Вы используете в своей работе?

44. По какой причине?

45. Насколько они важны?

 

46. Необходима ли для этой работы профессиональная квалификация?

47. Какой необходим уровень образования, чтобы быть способным выполнять данную работу?

 

48. Нужен ли для выполнения этой работы предыдущий опыт?

49. Если да, то какого рода требуется опыт? Будьте как можно конкретнее.

50. За какое минимальное количество времени человек мог бы получить такой опыт?

 

Принимаемые решения и виды ответственности

(В этом разделе собеседования изучаются такие вопросы, как степень контроля, количество контролируемых людей, характер принимаемого решения)

 

51. Как много Вас контролируют?

52. Сколько у Вас контактов с Вашим непосредственным руководителем?

53. Как узнает Ваш руководитель, что Ваша работа по качеству ниже стандартных требований?

 

54. Сколько человек Вы контролируете?

55. В чем заключаете этот контроль?

 

56. Каким образом Вы определяете порядок выполнения своей работы (то есть она заранее определена или Вы свободно устанавливаете свои собственные приоритеты)?

 

57. Что Вам приходится планировать или организовывать?

58. Для чего Вам приходится это делать

59. Насколько это важно в Вашей работе?

60. Как часто Вам приходится это делать?

 

61. Каким образом Вы несете ответственность за безопасность других?

62. Что входит в эту ответственность?

63. Насколько это важно?

 

64. За какого рода имущество, материалы, деньги Вы несете непосредственную ответственность?

65. Что сюда входит?

66. Насколько это важно?

 

Контакты с другими работниками

(Полученная в этом разделе собеседования информация концентрируется на типах людей, с которыми вступает в контакт исполнитель. Фиксируется также, какими способами осуществляются контакты, как часто и по каким причинам)

 

67. С какими людьми в дайной организации Вы контактируете?

68. По какой причине?

69. Насколько важен этот контакт с каждым из этих людей?

70. Как часто Вы вступаете в контакт с каждым из этих людей?

 

71. С какими людьми вне данной организации Вы вступаете в контакты?

72. По какой причине?

73. Насколько важны контакты с каждым из этих людей?

74. Как часто Вы вступаете в контакты с каждым из этих людей?

 

75. Участвуете ли Вы в каких-либо переговорах, собеседовании, обучении, публичных выступлениях?

76. По какой причине?

77. Что в них входит?

78. Насколько это важно?

79. Как часто Вам приходится это делать?

 

80. Каковы основные формы контактов (например, личное общение, по телефону, через письма, записки и т.д.)?

81. Насколько важны эти формы контактов?

82. Как часто Вы ими пользуетесь?

 

Физическая среда

(Характеризуется рабочее место, в котором производится данная работа)

 

83. Большая часть Вашей работы выполняется в помещении или вне помещения?

84. Какую часть времени Вы проводите в помещении (вне помещения)?

 

85. Со сколькими людьми Вы работаете большую часть времени?

 

86. Каковы физические условия работы (например, освещение, температура, шум, площадь рабочего места и т.д.)?

 

87. В какой степени Вам приходится придерживаться установленных порядков и процедур?

88. Для каких видов деятельности?

89. Сколько времени Вы тратите, работая в условиях таких порядков и процедур?

 

90. Каковы перспективы дальнейшего развития?

 

3. Документальное оформление результатов собеседования

Ответы на поставленные вопросы следует записывать на специальных формах для ответов. На рис. 1 показана форма, используемая для регистрации информации, получаемой из ответов на вопросы (вопросник приводится по форме), а на рис. 2  приведена форма для фиксации итоговой информации по каждому виду деятельности (обязанности, направлению деятельности) интервьюируемого работника.

Вопросы (полностью)

Ответы

 

 

Рис. 1. Форма для записи ответов на вопросы

Наименование работы (должности) ______________

Отдел ________________ 

Вышестоящая должность ______________

Нижестоящая должность __________

Основная цель работы ______________________________

Основные виды деятельности (обязанности, направления деятельности)

Важность:

- Исключительно важно;

- Очень важно;

- Средняя степень важности;

- Неважно.

Количество затрачиваемого времени

- более 66% времени;

- от 33 до 66% времени;

- от 10 до 33% времени;

- менее 10% времени

 

 

 

Рис. 2. Форма для фиксации общей информации о работе