Положение об отделе кадров

(Источник: опыт самарских организаций)

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров входит в состав Управления персоналом и непосредственно подчиняется начальнику Управления персоналом.
1.2. Отдел кадров возглавляет начальник отдела.
1.3. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением в составе Управления персоналом.
1.4. Функциональная деятельность отдела кадров осуществляется в пределах прав, предоставленных начальнику отдела и оговоренных настоящим положением.

2. Основные задачи отдела кадров

2.1 Обеспечение всех структурных подразделений предприятия рабочими, инженерно-техническими работниками и служащими в соответствии с требуемой квалификацией и специальностью и использование их в соответствии с номенклатурой должностей.
2.2 Организация работ по текущему и перспективному планированию потребности предприятия в кадрах.
2.3 Постоянное совершенствование форм работы с кадрами, повышения квалификации рабочих, ИТР и служащих, создания резерва кадров.

3. Организационная структура

3.1 Для осуществления возложенных задач и функций отдел кадров имеет в своем составе следующие функциональные подразделения:
- бюро учета (личный стол);
- группу военно-учетного стола;
- спец. группу;
- группа приема.

3.2 Для организации управления и выполнения, возложенных на отдел функций начальник отдела кадров имеет в своем подчинении аппарат, определенный штатным расписанием со следующими должностями:
- начальник бюро;
- ведущий инженер;
- инженер инспектор 1 к.;
- инженер - инспектор;
- инспектор по кадрам.

4. Функции подразделений, входящих в состав отдела кадров

4.1 Группа приема.

4.1.1 Прием и оформление работников на предприятие.
4.1.2 Обеспечение наиболее целесообразного приема рабочих, ИТР и служащих согласно заявкам цехов и отделов, а также приказам и распоряжениям руководства предприятия.
4.1.3 Обеспечение документального оформления приема на постоянную, временную работу и работу по совместительству, согласно трудовому законодательству и действующим правилам и инструкциям.
4.1.4 Учет и работа с бланками, анкетами, трудовыми книжками и вкладышами к ним, а также с другой документацией, заполняемой при приеме на работу.
4.1.5 Ознакомление, оформляющихся на работу, с условиями труда и правилами внутреннего трудового распорядка.
4.1.6 Поддержка связи с городскими бюро по трудоустройству.

4.2 Бюро учета (личный стол).

4.2.1 Учет текучести кадров: приема, увольнения, переводов по месяцам, кварталам, полугодиям и в целом за год по предприятию, цехам, отделам и производствам.
4.2.2 Своевременное внесение в личные карточки и трудовые книжки учетных данных, а также их сверка с учетными данными цехов и отделов.
4.2.3 Систематическое ознакомление рабочих, ИТР и служащих с записями в трудовых книжках и личных карточках.
4.2.4 Осуществление контроля состояния учета и делопроизводства в цехах и отделах.
4.2.5 Подготовка требуемых материалов и отчетов по кадрам и представление их в вышестоящие организации.
4.2.6 Подготовка документов, необходимых для награждения работников Почетными грамотами, представления на награждение кадровиков предприятия.
4.2.7 Подсчет стажа и представление к награждению по итогам работы за год и за выслугу лет.
4.2.8 Оформление необходимых справок, выписок из трудовых книжек и других документов, связанных с работой на предприятии для работников предприятия.
4.2.9 Хранение трудовых книжек всех работающих на предприятии.
4.2.10 Представительство в профкоме предприятия по вопросам увольнения по инициативе администрации, кроме увольнения за нарушения трудовой дисциплины.

4.3 Группа военно-учетного стола.

4.3.1 Осуществление контроля и ведения военно-учетной работы в соответствии с действующим законодательством.
4.3.2 Организация не реже одного раза в год сверки данных учета личных карточек военнообязанных с их военными билетами.
4.3.3 Направление в райвоенкоматы сведений на вновь поступивших военнообязанных, призывников, уволенных, перемещенных на другие предприятия.
4.3.4 Осуществление контроля выполнения распоряжений и приказов по вопросам воинского учета в цехах и отделах.
4.3.5 Организация разработки по оповещению военнообязанных и офицеров запаса.
4.3.6 Ежегодное проведение сверки личных карточек формы Т-2 с учетными данными цехов и отделов.
4.3.7 Своевременное внесение в личные карточки военнообязанных и призывников данных об изменении семейного положения, адреса местожительства, образования.
4.3.8 Систематическое проведение разъяснительной работы среди военнообязанных и призывников по соблюдению ими правил воинского учета и осуществление за этим постоянного контроля.

4.4 Спец. группа.

4.4.1 Оформление разрешений на пропуск на предприятие.
4.4.2 Подготовка ответов на письма и заявления работников и спец. органов по восстановлению утраченных паспортов и установочных данных.
4.4.3 Раскладка документов, поступающих от всех групп отдела кадров, по личным делам работников.
4.4.4 Исключение из числа действующих личных дел на увольнение работников и формирование архива бывших работников предприятия.
4.4.5 Оформление и выдача дубликатов трудовых книжек.

5 Порядок образования, организация работы и оценка деятельности отдела кадров.

5.1 Отдел кадров создается приказом генерального директора предприятия.
5.2 Создание отдела кадров осуществляется на основе предварительно разработанных и утвержденных схемы организационной структуры, штатного расписания, положения и должностных инструкций.
5.3 Организационные структуры и штатное расписание отдела утверждаются начальником Управления персоналом в установленном порядке, исходя из задач отдела, объема работ, возложенных на отдел и установленных отделу лимитов по труду.
5.4 Подчиненные начальнику отдела внутренние функциональные подразделения и должностные лица определены в схеме организационной структуры по должностям настоящего положения.
5.5 Распределение обязанностей между работниками внутри функциональных подразделений регламентируется должностными инструкциями.
5.6 Начальник отдела кадров организует всю работу подразделения и несет полную ответственность за его состояние и деятельность.
5.7 Распределение функций (работ) между подразделениями отдела регламентируется начальником отдела и закрепляется настоящим положением.
5.8 Распределение обязанностей между руководителем отдела и его заместителями регламентируется в соответствии с должностными инструкциями.
5.9 Начальник отдела кадров организует свою работу в соответствии с планами, утвержденными начальником Управления персоналом.
5.10 В пределах своей компетенции начальник отдела издает приказы и распоряжения по подразделению, дает представление на прием, перемещение и увольнение подчиненных работников.
5.11 Указания начальника, касающиеся функциональной деятельности отдела, обязательны для исполнения всеми работниками отдела.
5.12 Для организации управления начальник отдела имеет в своем подчинении аппарат, определенный штатным расписанием с перечнем должностей приведенных в п. 3.2 настоящего положения.
5.13 Оценка деятельности отдела кадров осуществляется в соответствии с СТП 7512619.04.005 «Оценка качества работы подразделений».

6. Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями

Представляет Получает
1. Всем подразделениям предприятия:

* копии приказов, связанных с приемом, перемещением, увольнением работников;
* копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменению правил внутреннего трудового распорядка и другие;
* копии приказов об организации курсов по подготовке и повышению квалификации работников;
* планы подготовки и переподготовки кадров; рекомендации по техническому обучению кадров;
* нормативные документы по пенсионному обеспечению;
* нормативные документы по персонифицированному учету;
* проект плана подготовки кадров и повышения квалификации работников предприятия;
1. От всех подразделений предприятия:

* заявки, согласованные с ООТиЗ, на потребность в кадрах по специальностям и квалификации;
* копии распоряжений и другие материалы, по вопросам: повышения в должности, перевода на другую работу; изменения должностного оклада или тарифной сетки; вынесения поощрений и взысканий;
* материалы по запросу (характеристики, рекомендации) по резерву работников для выдвижения на руководящие должности;
* установленную отчетность;
* заявки на подготовку и переподготовку кадров;
* документы, необходимые для пенсионного обеспечения работников предприятия
2. ООТиЗ

* данные о движении рабочей силы;
* отчет о составе рабочих по всем подразделениям предприятия;
* проект плана подготовки кадров и повышения квалификации работников;
* смету расходов на подготовку и повышение квалификации кадров.
2. ООТиЗ

* лимиты численности и фонд заработной платы работников Управления;
* согласованные графики очередных отпусков для рабочих служащих и ИТР;
* утвержденное штатное расписание;
* лимиты на подготовку и повышение квалификации кадров.
3. Главному юристу:

* для проверки и визирования проекты приказов, инструкции, проекты договоров, обязательства и другие акты с точки зрения соответствия их действующему законодательству РФ.
3. От главного юриста:

* заключения, письменные и устные справки по правовым вопросам, возникающим в деятельности отдела.
4. Главной бухгалтерии

* документы на оплату инструкторам и преподавателям за техническое обучение;
* документы для представления работников предприятия к правительственным наградам, присвоения им званий;
* заявки на подготовку кадров и повышение их квалификации.
4. От главной бухгалтерии

* данные о фактических расходах на подготовку и переподготовку кадров.

 
7. Должностная инструкция начальника отдела кадров

7.1 Общие положения.

7.1.1 Начальник отдела кадров административно подчинен начальнику Управления персоналом.
7.1.2 Начальник отдела кадров назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению начальника Управления персоналом.
7.1.3 В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется действующим законодательством, решениями правительства, действующими стандартами, руководящими материалами, инструкциями министерства и руководства предприятия, планом работ и настоящим Положением.
7.1.4 Начальнику отдела кадров непосредственно подчиняются руководители бюро и групп отдела.

7.2 В обязанности начальника отдела кадров входят:

7.2.1 Обеспечение всех структурных подразделений предприятия инженерно-техническими работниками и служащими в соответствии с требуемой квалификацией и специальностью и осуществление контроля их использования в соответствии с номенклатурой должностей.
7.2.2 Организация работ по текущему и перспективному планированию потребности предприятия в кадрах.
7.2.3 Организация документального оформления приема, перемещения и увольнения работников, а также персонального учета личного состава, ведения личных дел в соответствии с правилами и инструкциями, оформление наградных документов.
7.2.4 Постоянное совершенствование форм работы с кадрами, разработка и осуществление мероприятий по повышению квалификации рабочих, ИТР и служащих.
7.2.5 Осуществление административно-хозяйственного руководства всей деятельностью отдела, обеспечение выполнения возложенных на отдел задач и функций, распределение обязанностей между сотрудниками отдела, производственной и трудовой дисциплины, а так же правил техники безопасности и охраны труда в отделе.
7.2.6 Осуществление работы, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности, улучшение условий труда.
7.2.7 Разработка перспективных планов оргтехмероприятий, касающихся тематики отдела.
7.2.8 Совместно с ОИТ участие в реализации концепции информационной сети и информационных технологий в области работы с кадрами.

7.3 Начальник отдела кадров имеет право:

7.3.1 Издавать распоряжения, разрабатывать проекты приказов, инструкции и давать указания по вопросам работы с кадрами.
7.3.2 Осуществлять взаимосвязь с другими подразделениями предприятия, обмениваться информацией, вести переписку по вопросам, относящимся к деятельности отдела.
7.3.3 Производить прием, перемещение и увольнение сотрудников отдела в установленном порядке.
7.3.4 Издавать по отделу приказы о наказании, поощрении и другим организационным вопросам.
7.3.5. Приостанавливать действия распоряжений и указаний начальников цехов и отделов по вопросам работы с кадрами, противоречащие трудовому законодательству, положениям и инструкциям по кадровым вопросам с немедленным сообщением об этом руководству.
7.3.6. Получать в установленном порядке от начальников цехов и отделов необходимые данные о работе с кадрами, их расстановке и использовании.
7.3.7. Представлять генеральному директору предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, виновных в допущении нарушений в работе с кадрами.
7.3.8. Вести самостоятельную переписку по вопросам работы с кадрами.
7.3.9. Привлекать в установленном порядке специалистов и работников предприятия для проведения исследований по вопросам работы с кадрами.

7.4. Начальник отдела кадров несет ответственность:

7.4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных действующим законодательством и настоящим положением.

7.5. Квалификационные требования.

7.5.1. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее техническое (экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

7.6. Порядок организации работы.

7.6.1. В пределах своей компетенции начальник отдела кадров издает приказы подчиненным ему подразделениям, дает представление на прием и увольнение работников.
7.6.2. Оценка деятельности начальника отдела кадров осуществляется в соответствии с СТП 7512619.01.009.99 «Ответственность руководства за качество».
7.6.3. Руководство работой отдела обосновывается на принципах единоначалия в тесном контакте со структурными подразделениями предприятия.
7.6.4. Работники отдела кадров руководствуются в своей работе должностными инструкциями, утвержденными заместителем генерального директора по управлению персоналом, социальному развитию и безопасности.