5) ПРАВИЛА СБОРА ИНФОРМАЦИИ О ЗАЯВИТЕЛЕ

Высокий уровень требований, предъявляемых банком при найме руководителей и ключевых специалистов, а также сотрудников, чья работа связа­на с обеспечением охраны и секретности, диктуют необходимость применения такого метода, как на­ведение справок у прежнего работодателя или (в редких случаях) у других лиц для сбора дополни­тельной информации и проверки правильности ра­нее сообщенных самим кандидатом сведений.

Метод может быть применен для того, чтобы неофициальным образом выяснить мнение знающих кандидата людей (например, когда банк рассчиты­вает привлечь на службу того или иного специа­листа еще до его официального обращения за работой). Либо этот метод применяют как дополнитель­ный вслед за анализом CV и информационным интервью.

Сбор информации о заявителе не является стан­дартной процедурой отбора, и политика банка со­стоит в применении этого метода в тех случаях, когда какие-то вопросы после проведения интервью остались открытыми. По ограниченному перечню должностей (которые должны быть уточнены пре­зидентом банка) наведение справок может быть включено в качестве стандартной процедуры отбора.

В целях юридической «чистоты» кадровых про­цедур предусмотрено, что форма «Обращение за работой» предусматривает пункт, говорящий о пра­ве администрации на наведение справок и дополни­тельный сбор информации о кандидате. Если со­беседование с кандидатом проводится без предва­рительного письменного обращения по этому пово­ду, то перед началом информационного интервью кандидат должен быть предупрежден о данной по­литике.

Банк оговаривает свое право на независимый сбор сведений, необходимых для принятия реше­ния о найме.

Применяют две формы сбора сведений: письмен­ный запрос и установление контакта с представи­телем бывшего нанимателя (по телефону или, в очень редких случаях, лично). Наведение справок о кандидате, в частности, рекомендовано использо­вать при найме сотрудников службы безопасности.

Независимо от формы сбора сведений работни­ки кадровой службы должны заранее тщательно подготовить перечень вопросов, которые необходи­мо задать. Проверяются некоторые фактические сведения, также дополнительно оцениваются качес­тва претендента на должность.

В стандартный перечень вопросов включают максимально конкретные формулировки, раскрывающие прежде всего:

• характер выполнявшейся работы (должност­ные обязанности и разовые поручения);

• сферы и уровень ответственности;

• уровень оплаты на прежнем месте работы, относительный размер получаемых премий как показатели реальных достижений работника. (Этот показатель в современный «переходный период» следует применять, однако, с большими оговорка­ми в отношении кандидатов, работавших в государ­ственных организациях ввиду ограниченных возмож­ностей материального стимулирования работодате­ля, а для работавших в коммерческих фирмах — ввиду весьма пестрой политики в области возна­граждения. Эти данные следует точно датировать, и выразить в сравнительно стабильной денежной единице ($), хорошо соотнести их также с возна­граждением коллег);

• объем и качество выполнявшейся работы;

• взаимоотношения с подчиненными и с адми­нистрацией;

• сведения о трудовой дисциплине (случаи ее нарушения, характер нарушений, количество нару­шений за время работы) и количестве пропущен­ных рабочих дней (учитывая и пропуски по болез­ни);

• причины увольнения.

В стандартном опроснике соответствующие раз­делы должны быть приведены, по возможности, к форме закрытых вопросов (то есть содержать на­бор возможных ответов в целях упрощения обра­ботки ответов и экономии времени опрашиваемых), которые должны запрашивать фактологическую информацию, а не оценочные суждения.

Из информации оценочного характера можно рекомендовать выяснить наиболее сильные и сла­бые качества в глазах людей, долгое время прора­ботавших с ним. Вопрос можно сформулировать таким образом:

«Перечислите, пожалуйста, самые сильные и слабые стороны, отличающие деятельность работ­ника (в том порядке, в каком они выделяют работ­ника из остальных)».

Вопрос позволяет выявить главные черты руко­водителя или специалиста. Наиболее ценной и за­служивающей доверия такая информация будет при повторении одних и тех же качеств в ответах раз­ных респондентов. Разброс оценок свидетельству­ет часто об отсутствии оформившегося стиля рабо­ты руководителя.

Информация о сильных и слабых качествах до­лжна восприниматься под углом зрения требова­ний, выдвигаемых к конкретной должности, на ко­торую рассматривается кандидат. Так, например, присутствие такого качества как инициативность может быть необязательным для ряда должностей банковских служащих и специалистов, выполняю­щих достаточно рутинные операции, но если наве­дение справок или другой метод показали, что ини­циативностью не обладает кандидат на должность руководителя службы, связанной с освоением но­вых рынков или совершенствованием методов ра­боты в банке, этого факта достаточно для исключе­ния кандидатуры из числа претендентов.

В большинстве случаев следует ориентировать­ся на индивидуально составленные опросники в зависимости от конкретной неясности в кандидату­ре заявителя или привлекаемого к сотрудничеству с банком работника. Перечень вопросов не должен быть обширным. Запрашивая сведения о работни­ке, важно исходить из четкого представления о тре­бованиях к должности и соответствующих им ка­чествах кандидата. Если должность относится к перечню должностей руководителей высшего или среднего звена, а также ведущих специалистов, экспертов, при неполной ясности заключения по итогам собеседований рекомендуется наводить справки у нескольких лиц. В этом случае жела­тельно подобрать респондентов из числа тех, кто непосредственно наблюдал претендента в разных ситуациях и в течение нескольких лет.

При наведении справок следует обращать вни­мание на форму общения с респондентом. Важно подчеркнуть для опрашиваемых большое значение сообщаемых ими сведений для принятия кадрового решения. При письменных запросах желательно, чтобы его подписало ответственное должностное лицо, выразив просьбу о сотрудничестве.

Надо указать должность, на которую рассмат­ривается кандидатура, отметить, что форма запро­са конфиденциальна и будет использована только для оценки кандидата. Чаще всего запрос направ­ляется бывшему непосредственному начальнику пре­тендента на должность.

Иногда информация может быть собрана у кол­лег, приятелей, родственников, преподавателей и пр.

Формы запроса, приводимые ниже, носят чисто иллюстративный характер, даны как пример воз­можности оценить по порядковой шкале в случае необходимости даже качественные характеристики (показано, что их перечень формируется в зависи­мости от предполагаемых должностных обязаннос­тей). В общем случае следует ориентироваться на вопросы, предполагающие получение объективной информации и не допускающие субъективизма в ответах и интерпретации.

При составлении запроса следует правильно составить обращение, обязательно указать до­лжность, на которую рассматривается кандидату­ра, далее включить раздел вопросов по объектив­ной информации (возможный, но неполный пере­чень дан выше). Вопросов оценочного характера, хотя они и допускаются, должно быть немного. Общее количество вопросов также не может быть большим — 5-10 максимум. Поэтому все включенные вопросы должны четко «работать» на разреше­ние главных невыясненных характеристик и обсто­ятельств, уточнение оценки качеств кандидата, в отношении которых имеются наиболее серьезные опасения с точки зрения требований должности.

Наведение справок, во всяком случае в прямой форме, не может быть обращено к работодателю, с которым у кандидата на получение работы еще не расторгнут трудовой договор.

По возможности максимальное количество во­просов строится в закрытой форме (предполагаю­щих ответ «да» либо «нет» или выбор наиболее точ­ного утверждения из нескольких заданных).

При телефонном контакте интервьюер должен иметь перед собой заранее подготовленный им «бланк проверки сведений», составленный по тому же принципу, что и рассылаемые письменные за­просы.

В анкете-обращении за работой или в ходе ин­тервью может быть предусмотрено, что кандидат должен указать нескольких близко знающих его лиц (с указанием телефона), которые могут подтвердить сообщенные сведения и дополнительно охаракте­ризовать его как работника.

Ниже приведены два варианта одной формы за­проса, используемой при наведении справок о кан­дидате: на должность руководителя низового звена и на должность руководителя среднего звена. Она должна быть составлена в виде письма. Письмо до­лжно включать обращение и быть надлежащим об­разом подписано одним из руководителей. Далее следует примерный текст письма.

Форма запроса при наведении справок о кандидате на должность руководителя низового звена

Руководство банка... уделяет очень большое внимание квалификации и другим качествам своего пер­сонала и в этом контексте осуществляет тщательную оценку кандидатов. Мы высоко ценим Ваше мне­ние, и нам было бы также крайне полезно узнать его в отношении кандидата (нескольких кандидатов), которые в прежние годы, как следует из их послужного списка, работали в Вашей организации. Кандидат рассматривается на должность... Ваше сотрудничество весьма поможет комиссии, проводящей отбор. Вся полученная от Вас информация будет рассматриваться как конфиденциальная и использована только для оценки кандидата.

Фамилия кандидата ______

Фамилия руководителя ____________

Наименование должности руководителя __________

Наименование учреждения _________

1. Какой период времени кандидат был в Вашем подчинении ________

2. Должность, которую занимал кандидат, будучи у Вас в подчинении ____________

3. Обязанности, которые выполнял кандидат _______________________________

Далее следуют 16 факторов-утверждений, имеющих отношение к работе руководителя низового звена. После каждого даны четыре варианта ответа. Пометьте косым крестом «X» отметку «-» в первой графе, если утверждение может быть отнесено к работнику в полной мере. Пометьте косым крестом «X» вторую графу, если утверждение относится к работнику в некоторой степени. Пометьте косым крестом «X» третью отметку, если утверждение к работнику не относится. Пометьте косым крестом «X» четвертую отметку, если Вы не знаете, в какой мере относится к работнику утверждение. Основывайтесь в ответах на том, что сами наблюдали. Если Вы можете основываться в ответе только на том, что слышали от других, пометьте колонку «Не знаю». Пожалуйста, при ответе на вопросы учитывайте характер предсто­ящих должностных обязанностей.

В целом насколько эффективен будет, по Вашему мнению, кандидат в должности, по поводу которой он обратился к нам

Крайне эффективен

Очень хорош

Хорош

Достаточно хорош

Плох

Подпись Дата

Форма запроса при наведении справок о кандидате на должность руководителя среднего звена

Руководство банка... уделяет очень большое внимание квалификации и другим качествам своего пер­сонала и в этом контексте осуществляет тщательную оценку кандидатов. Мы высоко ценим Ваше мне­ние, и нам было бы также крайне полезно узнать его в отношении кандидата (нескольких кандидатов), которые в прежние годы, как следует из их послужного списка, работали в Вашей организации. Кандидат рассматривается на должность... Ваше сотрудничество весьма поможет комиссии, проводящей отбор. Вся полученная от Вас информация будет рассматриваться как конфиденциальная и использована только для оценки кандидата.

Фамилия кандидата ______

Фамилия руководителя ___________

Наименование должности руководителя _________

Наименование учреждения __________

1.Какой период времени кандидат был в Вашем подчинении ________

2. Должность, которую занимал кандидат, будучи у Вас в подчинении ____________

3. Обязанности, которые выполнял кандидат _______________________________

Далее следуют 16 факторов-утверждений, имеющих отношение к работе руководителя среднего звена. После каждого даны четыре варианта ответа. Пометьте косым крестом «X» отметку «-» в первой графе, если утверждение может быть отнесено к работнику в полной мере. Пометьте косым крестом «X» вторую графу, если утверждение относится к работнику в некоторой степени. Пометьте косым крестом «X» третью графу, если утверждение к работнику не относится. Пометьте косым крестом «X» четвертую графу, если Вы не знаете в какой мере относится к работнику утверждение. Основывайтесь в ответах на том, что сами наблюдали. Если Вы можете основываться в ответе только на том, что слышали от других, пометьте графу «Не знаю». Пожалуйста, при ответе на вопросы учитывайте характер предстоящих до­лжностных обязанностей.

В целом насколько эффективен будет, по Вашему мнению, кандидат в должности, по поводу которой он обратился к нам

Крайне эффективен

Очень хорош

Хорош

Достаточно хорош

Плох

Подпись Дата

Источник: Одегов Ю.Г., Никонова Т.В., Безделов Д.А. Управление персоналом банка: Учебное пособие. М.: Изд-во Рос. экон. акад., 1996, с. 96-112