ПОЛОЖЕНИЕ О НАБОРЕ И ОТБОРЕ ПЕРСОНАЛА

(Источник: опыт самарских организаций)

I. Общие положения
II. Порядок набора и отбора
III. Сроки процессов набора и отбора
IV. Сферы ответственности за процессы набора и отбора
Приложение 1. Заявка на подбор персонала
Приложение 2. Минимальные требования и информация для ответов кандидатам по телефону
Приложение 3. Анкета для кандидатов
Приложение 4. Минимальные критерии отбора (Отдел продаж)
Приложение 5. Список должностей на профессиональное тестирование
Приложение 6. Оценочный лист
Приложение 7. Список документов, необходимых для оформления личного дела сотрудника
Приложение 8. Распределение обязанностей по отбору

Цель настоящего Положения - формализация процесса набора и отбора персонала, определение сроков действии, персонализация ответственности Менеджеров Компании в части выполнения Кадровой политики Компании для реализации целей Компании.

I. Общие положения

1.1. Главной ценностью Компании являются люди. Всегда лучшие, высокопрофессиональные сотрудники, мотивированные для достижения целей, во всех подразделениях Компании.

1.2. Мы нанимаем лучших людей, качественно и эффективно вводим их в бизнес.

1.3. Мы нанимаем людей, опираясь на потенциал и личностные качества, теоретическую подготовку и нацеленность на достижение результата, соответствие нашему пониманию Корпоративной культуры.

1.4. Предыдущий опыт работы не приоритетен, родственные и личные связи значения не имеют.

1.5. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

1.6. Не являются дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, а также ограничение прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными федеральным законом, либо обусловлены особой заботой государства и Компании о лицах, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите.

1.7. Все менеджеры, проводящие набор и отбор сотрудников, в обязательном порядке проходят необходимые тренинги по набору и отбору персонала и владеют навыками планирования набора и проведения интервью.

1.8. Решение о найме принимается единогласно всеми менеджерами, участвующими в процедуре отбора. В случае отсутствия единогласного решения кандидат отклоняется.

1.9. Менеджер Компании, принимающий решение о найме, несет ответственность за соответствие сотрудника критериям отбора и культуре Компании.

II. Порядок набора и отбора

2.1. Заявка на набор персонала.
В Департамент по работе с персоналом заявка на набор персонала поступает от линейного менеджера с прописанными критериями отбора кандидатов и сроком закрытия вакансии (приложение 1). Заявка может быть плановая - на месяц (квартал) и внеплановая при открывшейся вакансии.

2.2. Привлечение кандидатов.
Менеджер по работе с персоналом, либо сотрудник, выполняющий его обязанности (референт, специалист отдела кадров) составляет и подает объявления о конкурсном наборе в соответствии с заявками линейных менеджеров, используя на каждую должность определенные приоритетные источники набора - СМИ, КА, БТ, Internet, расклейка объявлений и др. (не менее 3-х). Необходимость повторного объявления определяется линейным менеджером исходя из сложности вакансии для заполнения и результатов первых туров отбора. Референт (специалист ОК в случае наличия данного специалиста) предоставляет кандидатам по телефону минимальную информацию по интересующей должности (приложение 2). Более подробная информация предоставляется при собеседовании.

2.3. Анкетирование.
Анкету (приложение 3) кандидату выдает референт (специалист ОК), оказывает помощь в заполнении и контролирует полноту заполнения анкеты. Менеджер по работе с персоналом (специалист ОК в случае наличия данного специалиста) проводит отсев заполненных анкет кандидатов по грамотности заполнения и минимальным критериям отбора (приложение 4). По согласованию с линейным менеджером критерии отбора могут корректироваться. Анкета выходит в следующий тур отбора при условии совпадения не менее 80% анкетных данных минимальным критериям отбора. Референт (специалист ОК) в 2-дневный срок сообщает по телефону результаты анкетирования кандидатам, вышедшим в следующий тур отбора. Отобранные кандидаты приглашаются на тестирование или собеседование (для должностей, не подлежащих тестированию). При отрицательном результате кандидат не информируется.

2.4. Тестирование.
Кандидаты, прошедшие анкетирование и подлежащие тестированию (приложение 5 «Список должностей на тестирование»), приглашаются для прохождения профессионального тестирования. Тестирование организует Менеджер по работе с персоналом (референт, специалист ОК) с привлечением линейных менеджеров для профессиональной оценки результатов. Для должностей, связанных с использованием ПК, тест на знание компьютера проводит максимально квалифицированный сотрудник it в данном подразделении, который несет персональную ответственность за соблюдение адекватных условий тестирования. По результатам тестирования кандидаты, прошедшие тесты, приглашаются референтом на собеседование с линейным менеджером. Кандидаты не прошедшие тестирование не оповещаются.

2.5. Собеседования.
По итогам предварительного отбора (анкетирование, тестирование) остаются не менее 5-ти кандидатов на каждую вакансию, которых Менеджер по работе с персоналом (референт, специалист ОК) приглашает на первичное собеседование с линейным менеджером в заранее определенный день. При необходимости в первичном собеседовании принимает участие Менеджер по работе с персоналом. В случае собеседования на менеджерскую или ключевую вакансию, участие Менеджера по работе с персоналом, либо Директора по работе с персоналом Компании обязательно. Собеседование проводится по жестким критериям отбора. По окончанию собеседования, каждый интервьюер обязательно заполняет оценочный лист (приложение 6), где указывает результаты проведенного собеседования. После собеседования линейный менеджер предоставляет референту (специалисту ОК) данные по кандидатам с ФИО и результатом собеседования:
а) для приглашения на повторное собеседование,
б) для занесения в базу данных,
в) для отказа.
Референт (специалист ОК) информирует кандидатов о дате и месте повторного собеседования.
По итогам первого собеседования остается не менее 3-х кандидатов на повторное собеседование. Его проводит линейный или функциональный менеджер, выявляя лучшего кандидата. Необходимое количество собеседований для каждой вакансии определяет линейный (функциональный) менеджер.
После каждого собеседования заполняется оценочный лист (приложение 6) и интервьюер предоставляет референту (специалисту ОК) ФИО кандидатов и результаты собеседований:
а) для приглашения на последующее собеседование,
б) для занесения в базу данных,
в) для отказа.
Референт (специалист ОК) информирует кандидатов о дате и месте последующего собеседования.

2.6. Рекомендации и проверка на лояльность к закону.
На кандидатов, прошедших первое, собеседование Менеджер по работе с персоналом собирает рекомендации с предыдущих мест работы в течение 3-х дней. В то же время, проводится проверка кандидата на лояльность к закону.

2.7. Предложение работы.
По результатам собеседований решение о найме или отнесении в базу данных кандидатов принимается единогласно всеми менеджерами, участвующими в собеседовании на данную вакансию. На последнее собеседование вызывается лучший кандидат, где линейный менеджер уточняет детали и делает предложение о работе. Новому сотруднику сообщается предполагаемая дата выхода на стажировку и список документов необходимых для оформления на работу, (приложение 7). На стажировку выходит только полностью оформленный кандидат. Предложение о работе может быть сделано только в случае соблюдения всех условий, перечисленных в п.п. 2.3-2.7.

2.8. База данных кандидатов.
По итогам собеседований, с кандидатом, относимым в базу данных, Менеджер, по работе с персоналом обговаривает возможность рассмотрения предложения работы от Компании по истечению длительного (от месяца и далее) срока. База данных формируется по должностям. Доступ к базе имеют Менеджер по работе с персоналом, линейный менеджер данной должности, функциональный менеджер и директор/управляющий подразделения.

2.9. Разглашение информации, полученной на собеседовании, обсуждение достоинств и недостатков кандидатов с лицами, не принимающими участие в отборе и не выступающими экспертами, не допускается.

III. Сроки процессов набора и отбора

3.1. Сроки предоставления заявки на набор персонала.

• за 28 календарных дней до планируемой даты закрытия вакансии, не включая 10-14 календарных дней тренингов и стажировок;

• за 45 календарных дней до планируемой даты закрытия вакансии при открытии нового направления бизнеса (массовый набор), не включая 10-14 календарных дней тренингов и стажировок.

3.2. Сроки подачи объявлений.

• объявление составляется и подается в источники набора в течение 2-го дня со времени подачи заявки на набор персонала;

• объявление выходит не позднее 7-9 дней со дня подачи заявки на набор персонала;

• дата выхода повторного объявления определяется исходя из возможностей источника.

3.3. Сроки анкетирования.

• сбор анкет до 7-ми полных календарных дней после выхода 1-го объявления;

• отсев анкет - раз в 2 дня;

• оповещение кандидатов, прошедших анкетирование, в 2-дневный срок.

3.4. Профессиональное тестирование.

• на 8-9-ый день после выхода 1-го объявления, далее по мере накопления анкет;

• приглашение на собеседование кандидатов, прошедших тестирование, в течение одного дня.

3.5. Собеседования.

• первое собеседование проводиться не позднее 14-18 дней после подачи заявки о наборе;

• последующие по усмотрению линейного менеджера, но не позднее 3-х дней после предыдущего собеседования.

3.6. Рекомендации и проверка на лояльность к закону.

• рекомендации с предыдущего места работы собираются в течение 3-х дней после первого собеседования;

• подача сведений на проверку лояльности к закону в течение 3-х дней после первого собеседования.

3.7. Стажировка.

• 7-14 календарных дней после оформления на работу.

IV. Сферы ответственности за процессы набора и отбора

4.1. Сфера ответственности линейного менеджера.

• планирование набора в отделе;

• подача заявки на набор персонала в Департамент по работе с персоналом;

• проведение собеседований;

• окончательное решение по кандидату;

• предложение работы;

• визуальное и электронное представление команде;

• вывод на стажировку;

• составление и контроль программы Адаптации.

4.2. Сфера ответственности менеджера по работе с персоналом.

• постановка системы набора;

• обучение менеджеров;

• организация потока кандидатов;

• составление и подача объявлений в СМИ и информация о вакансиях в другие источники набора;

• контроль стоимости набора, ежеквартальное планирование бюджета набора;

• анкетирование и скрининг по анкетам (первичный отбор);

• организация тестирования;

• организация собеседований;

• сбор рекомендаций и проверка на лояльность к закону;

• отказ не прошедшим отбор;

• делопроизводство.

Настоящее Положение и Приложения к Положению вступают в силу с ______________ 200__ года.
Вопросы, касающиеся отбора персонала и не затронутые настоящим Положением, регулируются на основании здравого смысла и взаимных консультаций, и требований законодательства РФ.

Приложение 1

Заявка на подбор персонала

Город ________________

1. Наименование должности: ______
2. Кол-во вакансий: _____
3. Подразделение: ______
        Основные обязанности: _______
4. График работы: ________________________
5. Тип оформления трудовых отношений, срок договора:
6. Продолжительность испытательного срока: 3 месяца
7. Заработная плата: ______________________
8. Заработная плата на испытательный срок: - 15%
9. Дополнительные выплаты, социальные гарантии: ______
10. Предпочтительный возраст кандидата: ______
11. Предпочтительный пол кандидата: __
12. Семейное положение: __________
13. Образование: _______________
14. Опыт работы: ______________
15. Знание компьютера (5 - продвинутый пользователь, 4-уверенный пользователь, 3 -начинающий пользователь), основной фокус - (word, excel, 1С), дополнительно:
16. Оргтехника: __________
17. Водительские права: _____
18. Дополнительные требования: ______
19. Планируемая дата выхода на работу: _______________________________
20. Должностные инструкции и профессиограмма (для менеджерской вакансии) прилагаются.

Дата.
Подпись

Приложение 2

Приложение 3

АНКЕТА

Место
для фотографии

ВНИМАНИЕ: анкета, заполненная не полностью или неразборчиво, рассматриваться не будет

Откуда Вы узнали о проходящем наборе

На какую должность претендуете:

ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ

Фамилия Имя Отчество

Дата подачи анкеты

Домашний адрес

Телефон дом (обязательно)

Контактный адрес

Контактный телефон (обязательно)

Год рождения, день, месяц

Место рождения

    Семья

Женат/замужем да / нет

Разведен(а) да / нет

ФИО жены / мужа

Должность и место работы

Дети, пол/возраст

    Родственники

Отец (ФИО, Должность и место работы)

Мать (ФИО, Должность и место работы)

ОБРАЗОВАНИЕ

1. Школа с __ по __

Название

Законченное / Незаконченное

Общественная деятельность

Специальность

2. ПТУ, техникум с __ по __

Название

Законченное / Незаконченное

Общественная деятельность

Специальность

3. ВУЗ с __ по __

Название

Законченное / Незаконченное

Общественная деятельность

Специальность

4. Курсы с __ по __

Название

Законченное / Незаконченное

Общественная деятельность

Специальность

ВОЕННАЯ СЛУЖБА (для мужчин)

Действительная военная служба (не в полном в объеме, в полном объеме, не призывался)

Если не призывался, почему

Время службы с __ по __

Военная специальность

Наличие судимости ДА (Статья, пункт) ____________ НЕТ

РОДСТВЕННИКИ И ЗНАКОМЫЕ, РАБОТАЮЩИЕ В КОМПАНИИ

ФИО, должность

Подавали ли Вы уже Анкету в Компанию Да / Нет

ОПЫТ РАБОТЫ (три места работы, начиная с последнего)

1.

Название предприятия

Период работы 

Занимаемая должность

с __ по __

Краткая характеристика деятельности.

Ваши достижения:

Кол-во подчиненных

Среднемесячная зарплата

Причины ухода:

2.

Название предприятия

Период работы 

Занимаемая должность

с __ по __

Краткая характеристика деятельности.

Ваши достижения:

Кол-во подчиненных

Среднемесячная зарплата

Причины ухода:

2.

Название предприятия

Период работы 

Занимаемая должность

с __ по __

Краткая характеристика деятельности.

Ваши достижения:

Кол-во подчиненных

Среднемесячная зарплата

Причины ухода:

Знание компьютера: DOS, Windows, Word, Excel, Access, Другие программы: __ (нужное подчеркнуть_

Водительское удостоверение: Категория: А В С D Е (нужное подчеркнуть) Водительский стаж: __

Иностранный язык: Английский ____ Другой: ____ Знание языка: 1 2 3 4 5

УВЛЕЧЕНИЯ

Минимальная заработная плата, с которой вы готовы начать работать в Компании __________ руб.

Возможен ли ненормированный рабочий день? ДА / НЕТ

Когда Вы можете приступить к работе? ______________

Есть ли у Вас личный автомобиль? ДА/НЕТ Марка _____________ Год выпуска __________

Рекомендатели:

1.

ФИО

Место работы / должность

Телефон служебный/домашний

2.

ФИО

Место работы / должность

Телефон служебный/домашний

Вся вышеуказанная мною информация является полной и достоверной. Я даю согласие на проверку предоставленных сведений

Подпись _____________________________

Приложение 4

МИНИМАЛЬНЫЕ КРИТЕРИИ ОТБОРА

Отдел продаж

Приложение 5

Список должностей на профессиональное тестирование

1. Ассистент торгового представителя
2. Ассистент менеджера по Товародвижению и Сервису Заказчика
3. Бухгалтер по реализации
4. Бухгалтер по материальному учету и зарплате
5. Бухгалтер-кассир
6. Водитель-экспедитор
7. Координатор по работе с клиентами
8. Кредитный контролер
9. Механик
10. Менеджер по работе с персоналом
11. Менеджер по Товародвижению и Сервису Заказчика
12. Менеджер по рекламе
13. Референт
14. Ревизор
15. Торговый представитель
16. Системотехник
17. Специалист по программному учету.
18. Финансовый контролер

Приложение 6

Оценочный лист

ФИО кандидата __________

Отметка СБ ____________

Заполняется лицом, проводившим собеседование.

А. Оценки конкретных качеств.

Обведите кружком Ваши оценки по всем 4 критериям.

Б. Отметка о прохождении тестов (если они проводились)
 

В. Рекомендации с предыдущего места работы _____________

С. Рекомендации по предложению работы

Есть ли, на Ваш взгляд, что-либо, что следовало бы учесть при принятии решения (несоответствие интересов, требований, мотиваций). Опишите ______________

( ) Да, я бы взял на работу данного кандидата

( ) Нет, я бы не взял на работу данного кандидата

Дата ________ Подпись _____________

Приложение 7

СПИСОК ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА

1. Паспорт.
2. Военный билет / призывное свидетельство.
3. Свидетельство об образовании, Аттестаты, Дипломы, сертификаты.
4. Трудовая книжка.
5. Свидетельство о рождении детей.
6. Свидетельство о браке.
7. Справка о доходах с последнего места работы за текущий год.
8. Свидетельство о присвоении ИНН.
9. Пенсионное удостоверение.
10. Водительское удостоверение, медицинская справка водителя.
11. Справка из наркологического диспансера.
12. Фотографии 3х4, 3 шт.
13. Заявление о приеме на работу.

Приложение 8

Приказ

В связи с производственной необходимостью приказываю:

1. Ввести в действие «Положение о наборе персонала» с _____________ 200__ г.
2. Директору по работе с персоналом Компании организовать ознакомление с положением всех менеджеров Компании и сотрудников, участвующих в процедуре отбора в срок до ___________ 200__ года.
3. Директору по работе с персоналом организовать проведение тренингов по данному Положению для всех менеджеров Компании и сотрудников, участвующих в процедуре отбора в срок до ___________ 200__ г.
4. Ввести данный тренинг в список тренингов, обязательных при замещении вакансии в Компании, если данная должность связана с участием в наборе персонала.
5. Выполнение Положения о наборе персонала рассматривать как обязательное для выполнения всеми сотрудниками Компании.
6. Контроль над выполнением Положения возложить на Директора по работе с персоналом Компании.