Ситуация "ОЦЕНКА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЕЙ И ЛАБОРАНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ ВУЗе"

Алексей Смирнов, недавно назначенный на должность проректора по управлению персоналом одной из государственных академий Самары, сразу же, как только началась его карьера, столкнулся с проблемой. Через три недели после его назначения ректор Академии заявил, что одной из первостепенных задач Алексея будет совершенствование оценки исполнения секретарей деканатов и лаборантов кафедр. Актуальность наведения порядка в данной сфере была обусловлена тем, что руководители среднего уровня были хорошими преподавателями, но лишь немногие из них знали хотя бы основы менеджмента в первичных трудовых коллективах. Сопутствующей трудностью было то, что оценки сотрудников проводились только при повышении зарплаты в конце года. Таким образом, большинство руководителей были очень неточными в своих оценках, используя только графические шкалы. Фактически, проблемой было то, что каждый руководитель оценивал своего сотрудника на "отлично". Это служило поводом повышения зарплаты всем сотрудникам к концу текущего года.

Но бюджет вуза не мог позволить "максимальные" прибавки к зарплате абсолютно всем. Более того, ректор считал, что сотрудники получают неправильные отзывы, что сказывается на уровне их исполнения. Так, Алексей Смирнов должен был пересмотреть систему оценки в целом. В октябре Алексей разослал уведомление всем руководителям по поводу того, что в ближайшем будущем на "отлично" можно будет оценивать не более половины всех секретарей и лаборантов. Это по идее заставляло каждого руководителя начать оценивать своих подчиненных по качеству исполнения их обязанностей. Нововведению подобного рода тут же появилось сопротивление: руководители испугались, что такая практика приведет к уменьшению зарплаты сотрудников и их последующему уходу. Группа секретарей и лаборантов в 50 человек написала коллективное письмо-протест на имя ректора. Реакция руководителей и сотрудников заставила Алексея усомниться в том, что метод принудительного распределения был правильным решением проблемы. Он знал, что в Академии есть несколько преподавателей, которые в своих дисциплинах рассматривают вопросы оценки исполнения работников и решил обратиться к ним за помощью.

Побеседовав с преподавателями, он понял, что система оценки в академии была установлена ещё при социализме, а сама форма оценки разрабатывалась преимущественно секретарями и лаборантами. Кроме того, у разных руководителей существовали различные представления о стандартах исполнения. Ещё одной проблемой было то обстоятельство, что руководители боялись потерять сотрудников, поскольку без повышения зарплаты они уходили в негосударственные высшие учебные заведения, где им платили гораздо больше.

Итак, преподаватели посоветовали Алексею Смирнову следующие меры. Во-первых, форма оценки была абсолютно неподходящей. Они посоветовали применить форму, аналогичную представленной на рисунке 1. Во-вторых, они порекомендовали Алексею отозвать свое уведомление и никогда больше не делать подобного рода заявлений, поскольку это несправедливо и нерационально. В-третьих, для стимулирования оценочной работы руководителей следует научить их не привязывать рейтинги работников к прибавкам к зарплате. Другими словами, высшему руководству следует принимать решения об увеличении зарплаты не на основе оценок исполнения, чтобы руководители перестали нечестно оценивать своих секретарей и руководителей.

Рекомендации преподавателей были очень уместными, но все же Алексей сомневался. Например, в затруднение его ставил выбор самого метода оценки. Противоречивым ему казался и совет "не учитывать результаты оценки при корректировке размера надбавки". На последнее обстоятельство указал Алексею один из друзей, работающий в бизнесе. Он же посоветовал Алексею при оценке учитывать не абстрактные и универсальные показатели, а должностные обязанности, которые должны быть зафиксированы в должностных инструкциях. Соответственно, появилась бы возможность применить форму, аналогичную представленной на рисунке 2. Алексей Смирнов стал задумываться, неужели советы преподавателей только теория?

Вопросы:
1. Как вы думаете, полезны ли рекомендации преподавателей? Мнение поясните. Какие дополнительные меры вы считаете необходимыми?
2. Как вы полагаете, принесет ли успех замена метода графической шкалы оценок другим методом деловой оценки, например методом альтернативного ранжирования? Почему?
3. Какую систему оценки исполнения вы бы разработали для секретарей, если бы были на месте Алексея Смирнова? Ответ поясните.

ОЦЕНКА ИСПОЛНЕНИЯ
Фамилия работника Должность 
Подразделение  Дата последней оценки
Дата вступления работника в должность Дата текущей проверки

Причина проверки:

[   ] Ежегодная
  [   ] Конец испытательного срока
  [   ] Повышение по должности
  [   ] Заслуги
  [   ] Неудовлетворительное исполнение
  [   ] Другая
Указания: тщательно оцените исполнение работника в соответствии с текущими требованиями. Отметьте количество баллов по каждой из характеристик и суммируйте их. Сумма баллов покажет общий уровень исполнения работника.
Идентификация рейтинга
П - превосходно - исполнение принимается по всем показателям и гораздо отличается от обычного уровня исполнения.
О - очень хорошо - результаты превышают большинство норм требований. Исполнение признается высокого качества и высокого уровня. 
X -хорошо - соответствует установленным стандартам исполнения. 
ПК - необходимо повышение квалификации - исполнение дефектно в некоторых областях. Работнику следует повысить свою квалификацию. 
Н - неудовлетворительно - результаты считаются отрицательными, работнику требуется безотлагательная подготовка.
БО - без оценки - не оцениваемый уровень исполнения или слишком ранний для оценки.
 
Общие факторы Рейтинговая шкала, баллы Комментарии
П О X ПК Н
100-90 90-80 80-70 70-60 ниже 60
Качество - аккуратность, тщательность работы            
Производительность - количество и эффективность работы за определенный период времени            
Знание работы - практические/технические знания и информация, используемая при работе            
Надежность - доверие, оказываемое работнику при выполнении того или иного задания            
Доступность - пунктуальность работника, соблюдение им всех 
правил и хорошая посещаемость
           
Независимость - способность работника самостоятельно выполнять работу без помощи наставника            

Рис. 1. Графическая шкала оценок с местом для комментариев

ОЦЕНКА ИСПОЛНЕНИЯ

Сведения о работнике Ключ к шкале оценки
Фамилия работника [1] Не соответствует требованиям
Должность  [2] В основном соответствует требованиям
Период оценки с ________ по _________ [3] Полностью соответствует требованиям
Должность и фамилия оценщика [4] Безупречно соответствует требованиям
Подразделение  [5] Превышает требования к работе
 
Должность (пример): Административный секретарь
Ответственность (пример): Прием посетителей РСТ (30%)
Обязанности (пример): Получение и учет начальных личных или телефонных контактов и тщательная запись звонящих или визитеров. Ответы на входящие телефонные звонки, прием сообщений. Предоставление информации о том, как можно связаться с тем или иным человеком. Направление информации определенному человеку или в определенный отдел. Проявление гостеприимства, оказание услуг ожидающим гостям. Работа с автоответчиком/
Оценка выполнения обязанностей: 1 2 3 4 5 Комментарии:
[  ] [  ] [  ] [  ] [  ]

Рис. 2. Часть формы оценки исполнения действительных обязанностей

Составитель: Д.П.Соловьев (по материалам книги: Десслер Г. Управление персоналом / Пер. с англ. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2004, с.337, 369)